7 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất bạn nên áp dụng ngay

Bạn có thường xuyên lên kế hoạch cho việc bạn sẽ làm trong một ngày không? Sẽ thật tuyệt vời nếu chúng ta có thể quản lý lịch trình và thời gian để có thể kiểm soát được công việc tốt hơn. Nếu chưa biết các kĩ năng quản lý thời gian hiệu quả thì cố gắng đọc hết bài này nhé:

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là chiến lược lập kế hoạch thời gian có sẵn của bạn và kiểm soát lượng thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ cụ thể để làm việc hiệu quả hơn. Nếu không quản lý thời gian chặt chẽ, công việc và phúc lợi của bạn có thể bị ảnh hưởng và có thể dẫn đến:

• Năng suất và chất lượng công việc kém
• Thiếu thời gian
• Tăng mức độ căng thẳng
• Mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống
• Làm tổn hại đến danh tiếng nghề nghiệp của bạn

Tại sao cần quản lý thời gian?

Thời gian là một nguồn tài nguyên vô cùng quý giá. Việc quản lý thời gian hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho bạn và doanh nghiệp. Cùng xem 7 lợi ích được liệt kê dưới đây:

Cải thiện năng suất của bạn

Khi bạn học cách dành thời gian trong ngày cho tất cả các nhiệm vụ quan trọng của mình, bạn sẽ có ý tưởng tốt hơn về mọi thứ bạn cần hoàn thành và mỗi nhiệm vụ sẽ mất thời gian bao lâu. Khi bạn có một lịch trình cụ thể để theo dõi, bạn sẽ thấy rằng bạn dành ít thời gian hơn để quyết định xem bạn nên làm gì. Quản lý thời gian có thể giúp bạn tập trung vào những công việc cần thiết trước mắt và tránh mất thời gian phân tâm.

Tạo ra công việc tốt hơn

Khi bạn không liên tục chạy đua với thời gian để kịp deadline, bạn có thể dồn nỗ lực và suy nghĩ vào công việc nhiều hơn. Quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình để đảm bảo bạn có đủ thời gian để hoàn thành mọi dự án. Từ đó, chất lượng công việc của bạn cũng sẽ tăng lên.

Chuyển giao công việc đúng giờ

Quản lý thời gian hợp lý bao gồm việc chỉ định các công việc trong danh sách trong một khoảng thời gian cụ thể. Nhiều người sử dụng cách quản lý thời gian để cho phép mình hoàn thành một dự án trong vài ngày hoặc hoàn thành nó trước thời hạn để tạo bước đệm cho bất kỳ thách thức nào có thể phát sinh. Nếu bạn sắp xếp đúng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc của mình, bạn sẽ luôn trong tư thế chủ động.

Giảm stress

Bạn sẽ dễ trở nên lo lắng khi bạn có một danh sách đầy đủ các nhiệm vụ cần hoàn thành cho cả công việc và cuộc sống cá nhân của mình. Quản lý thời gian tốt có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm và dành thời gian cần thiết cho những công việc quan trọng nhất của mình, nhờ đó bạn biết chính xác mình cần làm gì và còn bao nhiêu thời gian để hoàn thành mọi việc. Điều này sẽ giúp bạn giảm stress đáng kể.

Cải thiện cơ hội nghề nghiệp

Quản lý thời gian có thể giúp bạn trở thành một nhân viên đáng tin cậy hơn, người luôn hoàn thành công việc với độ chất lượng cao trước ngày deadline. Điều này sẽ khiến bạn trở nên có giá trị hơn đồng thời nâng cao danh tiếng nghề nghiệp của bạn, và cũng có thể giúp bạn tìm thấy những cơ hội mới để mở rộng sự nghiệp của mình.

Tăng sự tự tin

Khi bạn quản lý thời gian hợp lý và hoàn thành công việc đúng thời hạn, bạn sẽ cảm thấy tự tin vào khả năng của mình hơn. Điều này sẽ trở thành động lực rất lớn có thể thúc đẩy mọi người cải thiện hơn nữa kỹ năng quản lý thời gian của họ và đón nhận những cơ hội làm việc mới.

Trở nên hiệu quả hơn

Khi bạn hiểu cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ trở nên tập trung hơn trong công việc, điều này cho phép bạn hoàn thành nhiều việc hơn với ít thời gian hơn. Ví dụ: thay vì cố gắng thực hiện một dự án lớn khi bạn có mười lăm phút rảnh trước cuộc họp, bạn có thể hoàn thành một vài nhiệm vụ nhỏ trong thời gian đó và tiết kiệm các nhiệm vụ lớn hơn đòi hỏi nhiều năng lượng não hơn và cũng cần nhiều thời gian hơn. Bạn có thể cân nhắc được nên làm điều gì trước, nên làm điều gì sau để hữu hiệu nhất.

7 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và ít căng thẳng hơn. Dưới đây là 7 tips đơn giản để cải thiện việc quản lý thời gian của bạn:

Lên kế hoạch trước

Kỹ năng quản lý thời gian đầu tiên chính là lập kế hoạch trước. Đây là yếu tố quan trọng nhất để quản lý thời gian hiệu quả nhất. Cần hiểu khi nào bạn làm việc hiệu quả nhất: có thể là buổi sáng, trưa, chiều hoặc tối.

Sau đó, lưu các nhiệm vụ quan trọng và khó khăn nhất của bạn để làm lúc năng suất của đạt mức cao nhất. Lên lịch các công việc đơn giản hơn hoặc nhỏ hơn cho những thời điểm bạn kém tỉnh táo hơn.

Chọn thứ tự công việc ưu tiên

Đánh giá mọi dự án bạn cần thực hiện để xác định nhiệm vụ nào là cấp bách và quan trọng nhất để đặt lên hàng ưu tiên làm trước trong ngày của bạn. Để lại những nhiệm vụ hoặc dự án ít quan trọng hơn làm sau.

Loại bỏ sự phân tâm

Mất tập trung là một trong những tác nhân làm giảm năng suất lớn nhất. Các trang mạng xã hội, điện thoại thông minh và những người đồng nghiệp gây rối đều có thể khiến bạn phân tâm khỏi các ưu tiên của mình và khiến lịch trình của bạn bị lệch.

Theo một nghiên cứu của Think Money, một phần ba số nhân viên bị phân tâm nhiều nhất là ba giờ trong ngày làm việc. Nếu bạn thấy một số thứ gây xao nhãng nhất định, hãy cân nhắc khóa điện thoại lạ và để nó trong ngăn kéo bàn vào ban ngày hoặc sử dụng tiện ích mở rộng của trình duyệt để chặn các trang web khiến bạn mất tập trung nhất.

Không đa nhiệm

Đa nhiệm có vẻ là một cách tốt để hoàn thành thêm công việc, nhưng trên thực tế, nó thực sự làm giảm năng suất của bạn. Thay vì hoàn thành nhiều dự án, bạn làm nhiều thứ cùng lúc nhưng cuối cùng không hoàn thành bất kỳ dự án nào.

Cách tốt nhất để quản lý thời gian của bạn là tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm và dành toàn bộ sự chú ý cho nó trong khi bạn đang thực hiện nó, để tránh sai lầm xảy ra.

Nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ

Khi làm nhiều công việc mà không có thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ khó tập trung và có động lực hơn. Cho phép một số thời gian ngừng hoạt động giữa các nhiệm vụ để giải tỏa đầu óc và làm mới bản thân. Cân nhắc chợp mắt một chút, đi dạo ngắn hoặc thiền định.

Bỏ các việc không cần thiết

Điều quan trọng là phải loại bỏ các hoạt động hoặc nhiệm vụ dư thừa. Xác định điều gì quan trọng và điều gì xứng đáng với thời gian của bạn. Loại bỏ các nhiệm vụ / hoạt động không cần thiết giúp bạn giải phóng nhiều thời gian hơn để dành cho những việc thực sự quan trọng.

Tự thưởng cho bản thân khi hoàn thành tốt công việc

Phần thưởng có thể là một động lực tuyệt vời để quản lý thời gian tốt. Hãy tự thưởng cho mình một phần thưởng nhỏ cho mỗi nhiệm vụ bạn hoàn thành trong ngày. Ví dụ, bạn có thể ăn mừng khi hoàn thành báo cáo bằng cách đi bộ ra ngoài 15 phút. Phần thưởng giúp bạn có động lực trong công việc và có thể giúp bạn đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn.

Với bài viết trên, Isinhvien đã cung cấp đầy đủ kiến thức cho bạn về các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Bạn nhớ áp dụng trong lúc học cũng như làm việc nhé, chắc chắn sẽ rất có ích đấy. Nhớ share bài viết này đến bạn bè bè của bạn nữa nhé. Chúc các bạn thành công!