Tính tổng thời gian trong Excel – Chênh lệch thời gian

Việc dùng phần mềm Excel để tính toán không còn xa lạ đối với chúng ta nữa để tính tổng thời gian trong Excel khi làm việc với các bảng chấm công, tính giờ làm việc, giờ làm thêm, giờ lưu trú khách sạn… là 1 điều rất quan trọng. Và liệu rằng bạn đã nắm rõ được hết tất cả các cách đó hay chưa. Và để giúp các bạn giải đáp thắc mắc đó thì sau đây Isinhvien sẽ giới thiệu cho bạn đọc những cách tính tổng thời gian trong Excel một cách cụ thể nhé!

I. Lợi ích khi tính tổng thời gian trong Excel:

Để tính tổng thời gian có thể bạn sẽ tính bằng nhiều cách thủ công, nhưng nếu với số lượng dữ liệu được cung cấp nhiều, như việc phải chấm công cho nhân viên công ty với số lượng quy mô lớn thì sẽ như thế nào? Dưới đây là một vài lợi ích khi dùng phần mềm Excel để tính tổng thời gian, chênh lệch thời gian mà bạn nên đọc và cân nhắc:

– Giúp bạn dễ dàng tính toán khoảng thời gian giữa hai thời điểm.

– Giúp bạn xử lý số liệu dễ dàng hơn.

– Hỗ trợ cho việc lập bảng chấm công, tính thời gian làm việc, giờ làm thêm,…

II. Những cách tính tổng thời gian trong Excel:

Theo dõi đến đây, chắc hẳn bạn đọc đã biết rõ lợi ích khi sử dụng phần mềm Excel để tính tổng thời gian trong Excel có lợi thế như thế nào rồi đúng không? Vậy thì tiếp tục theo dõi những cách mà Isinhvien liệt kê dưới đây cho bạn nhé.

1. Cộng hai khoảng thời gian

Chúng ta có hai công việc A và B với thời gian hoàn thành từng bước của các công việc như dưới đây. Hãy tính thời gian hoàn thành của các công việc A và B?

Ta có công thức: Thời gian hoàn thành công việc = Thời gian hoàn thành bước 1 + Thời gian hoàn thành bước 2.

Bước 1: Ở ô D2 bạn nhập công thức: =B2+C2 để tính thời gian hoàn thành công việc A.

Bước 2: Nhấn Enter và kiểm tra kết quả.

Lưu ý:

• Lúc này bạn sẽ thấy kết quả ở ô D3 hiển thị không đúng với kết quả bạn mong đợi. Lý do ở đây là vì phạm vi kết quả của 2 dòng thời gian đã vượt quá 24h nên Excel sẽ tự động lấy phần sau 24h. Trong trường hợp ví dụ này là 4 giờ.
• Để chỉnh lại đúng số thời gian thì bạn hãy thực hiện tiếp các bước bên dưới nhé.

Bước 4: Chọn các ô chứa kết quả > Chọn thẻ Home > Ở mục Number nhấn vào biểu tượng mũi tên ở góc dưới bên phải.

Bước 5: Hộp thoại Format Cells hiện lên > Chọn Custom > Ở mục Type bạn kéo xuống tìm dòng [h]:mm:ss > Nhấn OK.

Bước 6: Khi đó kết quả sẽ hiện thị như hình bên dưới.

2. Trừ hai khoảng thời gian

Cách này sử dụng khi bạn cần tìm câu trả lời cho việc mất bao lâu thời gian để hoàn thành một công việc cụ thể hay một sản phẩm nào đó. Giúp bạn nắm rõ được năng suất làm việc có hiệu quả hay không. Cùng theo dõi ví dụ dưới đây để nắm bắt rõ hơn nhé.

Ta có công thức: Tổng thời gian = Thời gian kết thúc - Thời gian bắt đầu.

Bước 1: Ở ô D2 bạn nhập công thức: =C2-B2 để tính tổng thời gian hoàn thành công việc A.

Bước 2: Nhấn Enter và kiểm tra kết quả. 

Lưu ý:

• Ở ví dụ này thì mọi kết quả đã hiển thị đúng vì kết quả khi trừ thời gian không vượt quá 24h.
• Tuy nhiên, ở bất kỳ trường hợp nào sau khi ra kết quả thì Isinhvien khuyên bạn nên chỉnh lại đúng định dạng thời gian theo bước bên dưới nhé.

Bước 3: Chọn các ô chứa kết quả > Chọn thẻ Home > Ở mục Number nhấn vào biểu tượng mũi tên ở góc dưới bên phải.

Bước 4: Hộp thoại Format Cells hiện lên > Chọn Custom > Ở mục Type bạn kéo xuống tìm dòng [h]:mm:ss > Nhấn Ok.

Bước 5: Khi đó kết quả sẽ hiện thị như hình bên dưới.

Vậy là Isinhvien đã giới thiệu cho các bạn biết thêm về những cách tính tổng thời gian trong Excel hỗ trợ tối đa trong công việc của bạn rồi đấy nhé. Nếu các bạn thấy bài viết này hữu ích thì hãy chia sẻ cho bạn bè của các bạn để mọi người đều được biết nhé! Chúc các bạn thành công!