5 cách đánh số thứ tự trong Excel cực nhanh
Bạn muốn đánh số thứ tự trong Excel để tiện cho việc theo dõi số liệu trong bảng tính, nhưng bạn lại không muốn dùng cách thủ công tốn thời gian. Vậy thì hãy theo dõi bài viết dưới đây, để giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc đánh số thứ tự nhé! Cùng đồng hành với Isinhvien nhé!
Chúng ta có 5 phương pháp để đánh số thứ tự trong Excel. Để hiểu rõ các bước thực hiện của từng phương pháp thì ta cùng theo dõi những ví dụ bên dưới nhé!
Phương pháp 1: Đánh số thứ tự trong Excel bằng Fill Handle
Giả sử bạn có tập dữ liệu sau. Và bạn phải cung cấp Mã số cho từng cá nhân. Mã số đó sẽ tăng dần giống như số thứ tự của mỗi hàng.
Bạn có thể sử dụng phương pháp này.
Ví dụ: bạn muốn cung cấp Mã số 1010 cho sinh viên đầu tiên và sau mã số này sẽ tăng dần về số, 1011, 1012,1013, v.v.
Các bước để đánh số thứ tự trong Excel:
- Nhập 1010 vào ô A2 và 1011 vào ô A3.
- Chọn cả hai ô.
- Bây giờ bạn có thể nhận thấy một hình vuông ở dưới cùng bên phải của các ô đã chọn.
- Di chuyển con trỏ của bạn đến hình vuông như trên hình; nó sẽ được thay đổi thành dấu cộng nhỏ.
- Bây giờ hãy nhấp đúp vào biểu tượng dấu cộng này và nó sẽ tự động điền vào chuỗi cho đến cuối tập dữ liệu.
Lưu ý: Nó sẽ chỉ hoạt động cho đến hàng không trống liền kề cuối cùng. Nếu bạn có bất kỳ (các) hàng trống nào giữa tập dữ liệu của mình. Nó sẽ không phát hiện ra chúng, vì vậy sử dụng phương pháp này vẫn chưa được xem làm hiệu quả nhất.
Phương pháp 2: Đánh số thứ tự trong Excel bằng Fill Series
Giả sử bây giờ chúng ta có tập dữ liệu sau (giống như trên), nhưng lần này sẽ có một hàng ở giữa không có dữ liệu.
Các bước để sử dụng phương pháp này:
- Nhập 1 vào ô A2.
- Chuyển đến tab Home .
- Trong nhóm Editing, hãy nhấp vào danh sách thả xuống Fill.
Từ danh sách thả xuống, hãy chọn Series.
Trong hộp thoại Series, chọn Column trong tùy chọn Series In.
- Stop value: Ở đây chúng ta có thể nhập 19 và sau đó nhấp vào Ok .
- Nếu bạn không nhập bất kỳ giá trị nào, Fill Series sẽ không hoạt động.
Sau đó nhấp OK.
Phím tắt để sử dụng chuỗi điền: Phím ALT + H + FI + S.
Bạn có thể nhận thấy, nó khắc phục được nhược điểm của phương pháp trước đó. Nhưng sau đó nó có nhược điểm riêng là nếu chúng ta có các hàng trống ở giữa tập dữ liệu, Fill Series vẫn sẽ điền số cho hàng đó.
Phương pháp 3: Đánh số thứ tự trong Excel bằng Hàm COUNTA
Giả sử bạn có cùng một tập dữ liệu như trên, bây giờ nếu bạn muốn đánh số hàng trong excel. Khắc phục những khuyết điểm của 2 phương pháp trên. Bạn có thể sử dụng một hàm COUNTA.
Các bước để sử dụng Hàm COUNTA:
Bây giờ hãy nhập công thức vào ô A2.
= IF(ISBLANK(B2),””,COUNTA ($B$2:B2))
Kéo nó xuống cho đến hàng cuối cùng trong tập dữ liệu của bạn.
Trong công thức trên, hàm IF sẽ kiểm tra xem ô B2 có trống hay không. Nếu được tìm thấy trống, nó sẽ trả về một ô trống, nhưng nó sẽ trả về tổng số của tất cả các ô đã được lấp đầy cho đến ô đó nếu không.
Phương pháp 4: Đánh số thự tự trong Excel bằng công thức
Đây là một phương pháp rất đơn giản. Phương pháp này được hiểu là ta dùng công thức để khi sao chép, cứ mỗi ô sẽ tăng thêm 1 đơn vị.
Giả sử bạn lại có cùng một tập dữ liệu.
- Nhập 1 vào ô A2.
Bây giờ trong ô A3, chỉ cần nhập công thức = A2 + 1.
Kéo công thức này cho đến hàng cuối cùng và nó sẽ được tăng thêm 1 trong mỗi hàng tiếp theo.
Phương pháp 5: Đánh số thứ tự trong Excel bằng Hàm ROW
Chúng ta thậm chí có thể sử dụng một hàm hàng để cung cấp số thứ tự cho các hàng trong cột. Trong tất cả các phương pháp, số thứ tự được chèn là các giá trị cố định. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu một hàng được di chuyển hoặc bạn cắt và dán dữ liệu vào một nơi khác trong trang tính?
Sự cố trên có thể được giải quyết bằng cách sử dụng chức năng ROW.
Nhập công thức vào ô A2.
= IF(ISBLANK(B2),””,ROW()-1)
Kéo công thức này cho đến hàng cuối cùng.
- Trong công thức trên, hàm IF sẽ kiểm tra xem ô liền kề B có trống hay không. Nếu nó được tìm thấy trống, nó sẽ trả về khoảng trắng và nếu không trống, thì hàm hàng sẽ đi vào hình ảnh. Hàm ROW () sẽ cung cấp cho chúng ta số hàng vì hàng đầu tiên trong Excel bao gồm tập dữ liệu của chúng ta. Vì vậy, chúng ta không cần phải đếm nó. Để loại bỏ hàng đầu tiên, ta đã trừ 1 từ giá trị trả về của hàm trên.
- Nhưng nó sẽ không điều chỉnh số hàng, và một hàng trống sẽ vẫn có số thứ tự được gán cho nó. Mặc dù nó không được hiển thị, hãy nhìn vào ảnh chụp màn hình bên dưới.
Bạn có thể khắc phục sự cố trên bằng công thức này, tức là = ROW () – 1
Kéo công thức này cho đến hàng cuối cùng.
Nhưng bây giờ, nó sẽ xem xét các hàng trống trong tập dữ liệu và cũng sẽ đánh số chúng. Hãy xem xét ảnh chụp màn hình bên dưới.
Ưu điểm chính của việc sử dụng phương pháp này là ngay cả khi bạn xóa một hoặc nhiều mục nhập trong tập dữ liệu của mình. Bạn không cần phải vật lộn với việc đánh số hàng mỗi lần và nó sẽ được sửa tự động trong excel.
Vì vậy, bây giờ, ta đã thảo luận về 5 phương pháp duy nhất để cung cấp số thứ tự trong tập dữ liệu được lưu trữ trong Excel. Mặc dù có rất nhiều phương pháp để làm điều tương tự, nhưng 5 phương pháp trên là phương pháp phổ biến và dễ sử dụng nhất có thể được thực hiện trong các tình huống khác nhau.
Trên đây là 5 cách đánh số thứ tự trong Excel, thật hữu ích đúng không nào? Nhớ cho Isinhvien 1 share bạn nhé!
