Hướng dẫn Highlight trong Excel dễ hiểu nhất
Trong khi làm việc với Excel, bạn muốn đánh dấu một số dữ liệu nào đó, bạn đã bao giờ dùng cách Highlight trong Excel chưa? Trong bài viết sau, Isinhvien sẽ hướng dẫn các bạn Highlight dữ liệu trong Excel! Hãy cùng tìm hiểu nào!
Làm thế nào để Highlight trong Excel?
Highlight trong Excel là tô sáng những dữ liệu để tránh bị nhầm lẫn khi bảng tính có quá nhiều dữ liệu.
Có nhiều phương pháp làm nổi bật hoặc tô sáng dữ liệu của bạn trong excel. Sau đây là 2 phương pháp hiệu quả nhất mà Isinhvien muốn giới thiệu với các bạn.
Phương pháp 1: Highlight trong Excel bằng chức năng Table
Đây là cách dễ nhất và nhanh nhất để đánh dấu dữ liệu trong Excel. Trong phương pháp này, chúng ta sẽ sử dụng chức năng Table (tạo bảng) trong Excel.
Ví dụ dưới đây là một bảng dữ liệu được nhập vào bảng tính trong Excel.
Các bước để đánh dấu dữ liệu trong excel bằng cách sử dụng chức năng Table như sau:
Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu đã nhập trong bảng excel.
Bước 2: Từ tab Insert , chọn tùy chọn Table hoặc nếu không bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + T để tạo bảng.
Bước 3: Sau khi chọn tùy chọn Table để tạo bảng, bạn sẽ nhận được hộp thoại Create Table. Trong hộp thoại đó, nhấp vào OK.
Thao tác này sẽ tạo một bảng như thế này.
Hình trên cho thấy một vài dòng dữ liệu đã được tô sáng.
Nếu bạn muốn dữ liệu của mình xuất hiện ở một kiểu định dạng khác, hãy chọn tùy chọn Table Styles từ tab Design, như thể hiện trong hình bên dưới.
Hình minh hoạ dưới đây là một những trong những kiểu định dạng có trong Table Styles.
Phương pháp 2: Highlight trong Excel bằng Conditional Formatting
Phương pháp này hữu ích khi chúng ta muốn đánh dấu dữ liệu các dòng trong bảng tính. Hãy xem xét ví dụ dưới đây để hiểu rõ hơn.
Trong ví dụ này, nếu một giáo viên cần đánh dấu mỗi học sinh thứ 3 và nhóm chúng thành một nhóm. Có nghĩa là 3 bạn sẽ là một nhóm.
Các bước để đánh dấu dữ liệu trong excel bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện như sau:
Bước 1: Chọn dữ liệu cần được đánh dấu.
Bước 2: Nhấp vào Tab Home, sau đó nhấp vào biểu tượng Conditional Formatting. Sau khi nhấp vào định dạng có điều kiện, hãy chọn tùy chọn New Rule từ danh sách thả xuống.
Bước 3: Sau khi chọn New Rule, một hộp thoại sẽ xuất hiện, từ đó bạn cần chọn Use a formula to determine which cells to format.
Bước 4: Trong phần Edit the Rule Desciption, hãy nhập công thức vào ô trống. Công thức là
= MOD (ROW (), 3) = 1
Công thức này được hiểu như sau:
Công thức MOD trả về phần dư khi số dòng chia cho 3. Công thức đánh giá từng ô và kiểm tra xem ô đó có đáp ứng tiêu chí hay không.
Ví dụ, nó sẽ kiểm tra ô A3. Trong đó số dòng là 3, hàm ROW sẽ trả về 3, do đó, hàm MOD sẽ tính = MOD (3,3) trả về 0. Như vậy MOD (ROW (), 3) = 1 kết quả là False. Do đó, nó chuyển sang dòng tiếp theo.
Bây giờ, ô là A4, trong đó số dòng là 4 và hàm ROW sẽ trả về 4. Vậy, hàm MOD sẽ tính = MOD (4,3) và hàm trả về 1. Kết quả hàm MOD (ROW (), 3) = 1 cho kết quả True. Vì vậy dòng số 4 sẽ được đánh dấu .
Sau đó, nhấp vào nút Format.
Bước 5: Sau đó, một hộp thoại khác sẽ xuất hiện. Từ đó, nhấp vào tab Fill và chọn bất kỳ màu nào bạn thích.
Bước 6: Nhấn OK. Điều này sẽ làm nổi bật mỗi hàng thứ 3 của bảng dữ liệu trong Excel.
Ưu điểm: Trong trường hợp sử dụng định dạng có điều kiện, nếu bạn thêm các hàng mới trong phạm vi, việc đánh dấu sẽ được thực hiện tự động.
Nhược điểm: Đối với người dùng mới, thật khó hiểu định dạng có điều kiện bằng cách sử dụng công thức cho nó.
Những lưu ý khi thực hiện Hightlight trong Excel
- Trong trường hợp bạn đang sử dụng phương pháp Table trong excel, việc tô bóng cho ROW sẽ không được thực hiện tự động khi nhập thêm dữ liệu. Bạn cần phải làm điều đó theo cách thủ công.
- Chức năng MOD cũng có thể được sử dụng cho ROW và COLUMN. Bạn cần sửa đổi công thức cho phù hợp.
- Không thể thay đổi màu của dòng nếu thực hiện định dạng có điều kiện. Bạn cần thực hiện lại các bước từ đầu tiên.
- Nếu người dùng cần đánh dấu cả nhóm chẵn và nhóm lẻ của ROW, thì người dùng cần tạo 2 định dạng có điều kiện.
- Sử dụng màu sáng để làm nổi bật nếu dữ liệu cần được in.
Vậy là Isinhvien đã giúp bạn tìm hiểu về cách Highlight trong Excel rồi đấy. Thật dễ hiểu phải không nào? Chúc các bạn thực hiện thành công!
