Cách viết thư từ chối phỏng vấn khéo léo nhất

Bạn muốn viết thư từ chối phỏng vấn nhưng không biết phải làm sao? Từ chối thẳng thừng thì ngại mà nói khéo léo thì khó? Hãy tham khảo bài viết dưới đây cùng Isinhvien nhé!

Vì sao cần viết thư từ chối phỏng vấn?

Có nhiều lý do khiến ứng viên quyết định từ chối lời mời phỏng vấn sau khi đã ứng tuyển nộp CV và đơn xin việc. Việc này ít nhiều sẽ khiến nhà tuyển dụng hụt hẫng, tuy nhiên đây là việc bạn cần phải làm. Bởi vì đây là phép lịch sự và thể hiện bạn là người có trách nhiệm.

Dù bạn không đến phỏng vấn, bạn vẫn cần gửi một thư từ chối phỏng vấn đến nhà tuyển dụng để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Và biết đâu khi nhận được thư từ chối phỏng vấn của bạn khả năng nhà tuyển dụng sẽ liên lạc lại để thỏa thuận một mức lương mới hay giúp bạn có công việc khác và nhiều cơ hội gặp lại trong tương lai.

Cách viết thư từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp nhất

Khi nhận được thư từ chối phỏng vấn nhà tuyển dụng sẽ cảm nhận được thành ý của bạn và tiếp nhận lời từ chối dễ dàng hơn. Nội dung thư từ chối phỏng vấn ngắn gọn nhưng vẫn phải đảm bảo một số ý sau:

Đừng nói từ chối quá nhanh

Bạn nên viết thư từ chối phỏng vấn trong vòng 24 giờ sau khi nhận được thư trúng tuyển. Điều này giúp nhà tuyển dụng có thể sắp xếp thời gian và công việc của họ. Cũng như trong khoảng thời gian này, bạn có thể suy nghĩ kỹ về quyết định từ chối phỏng vấn của mình.

Bạn hãy sử dụng khoảng thời gian đó hợp lý hoặc bạn có thể liên hệ với nhà tuyển dụng để yêu cầu được xem xét email từ chối phỏng vấn và phản hồi lại trong thời gian sớm nhất.

Hãy tìm một lý do từ chối phỏng vấn thích hợp

Bạn hãy tỏ ra khéo léo và tôn trọng nhà tuyển dụng bằng cách đưa ra một lý do thích hợp khi viết thư từ chối phỏng vấn. Đừng mô tả quá rõ ràng lý do từ chối phỏng vấn của bạn. Bởi vì thực tế có rất nhiều lý do khiến bạn có thể suy xét về mức độ phù hợp của công việc đang ứng tuyển.

Bạn NÊN viết thư từ chối phỏng vấn nếu rơi vào trường hợp sau đây:

• Vị trí ứng tuyển có thể không đáp ứng được kỳ vọng của bạn hoặc bạn đã tìm thấy một công việc thích hợp hơn.
• Bạn đã từng làm việc ở đây, từng ghét công ty này và không muốn đi vào vết xe đổ của chính mình.
• Bạn vừa phỏng vấn với nhà tuyển dụng này cho một vị trí khác và bạn không thích công ty này.
• Công việc, môi trường, con người và nhiều thứ khác đều không phù hợp với bạn.
• Bạn biết một (vài) người làm việc ở đây và cả những người ghét làm việc ở đây vì lí do khách quan.
• Lịch trình của bạn có thể đã thay đổi, khiến bạn không có lịch làm việc mà công việc yêu cầu.

Nghiên cứu kỹ về nhà tuyển dụng trước khi viết thư từ chối phỏng vấn

Trước khi nộp đơn ứng tuyển, bạn tìm hiểu về nhà tuyển dụng rồi, nhưng khi nhận được lời mời phỏng vấn, bạn còn phải tìm hiểu kĩ hơn nữa. Việc nghiên cứu này giúp bạn không lựa chọn một cách cảm tính mà thay vào đó sẽ có góc nhìn đa chiều hơn.

Trong thư từ chối phỏng vấn bạn tuyệt đối không đưa ra những thông tin chi tiết về lý do bạn từ chối phỏng vấn. Có thể bạn nghe được những thông tin không tốt từ công ty nhưng bạn chỉ nên giữ cho riêng mình.

Việc tiết lộ những thông tin chưa được xác thực này rất có thể sẽ khiến họ cảm thấy phật ý. Hãy giữ thông tin ngắn gọn, đơn giản về nhà tuyển dụng trong thư từ chối phỏng vấn.

Giới thiệu ứng viên khác

Trường hợp bạn đã được lựa chọn nhưng lại từ chối, điều này khiến bạn mất đi cơ hội. Tuy nhiên, quan trọng hơn là đã làm mất thời gian của nhà tuyển dụng. Nếu đây là một công ty đó tốt, bạn có thể giới thiệu bạn bè mình với vị trí ứng tuyển.

Cách ghi giới thiệu này trong thư từ chối phỏng vấn giúp bạn để lại ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng, đồng thời giúp tình bạn của bạn thêm tốt đẹp hơn.

Duy trì mối quan hệ tốt đẹp

Việc duy trì mối quan hệ với nhà tuyển dụng là điều vô cùng quan trọng, bạn nên đề cập với nhà tuyển dụng trong thư từ chối phỏng vấn.

Bởi có thể họ sẽ là những người bạn cần đến sự giúp đỡ trong tương lai. Do vậy, việc nhận được thư từ chối phỏng vấn của bạn sẽ là cầu nối để trì những mối quan hệ tốt đẹp và hình ảnh tốt của bạn trong mắt các nhà tuyển dụng.

Một số mẫu thư từ chối phỏng vấn tham khảo

Bạn băn khoăn chưa biết cách viết thư từ chối sao cho suôn sẻ và khéo léo nhất? Dưới đây là một số mẫu thư từ chối phỏng vấn mà Isinhvien đã tổng hợp bạn có thể tham khảo:

Mẫu 1

Tiêu đề: Thư từ chối phỏng vấn – HỌ VÀ TÊN

Kính gửi: … (nhà tuyển dụng).

Tôi là Nguyễn Văn A tôi rất vui vì nhận được lời mời phỏng vấn của công ty tại vị trí nhân viên kiểm kho. Tuy nhiên, tôi rất tiếc vì không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày/tháng/năm vì tôi cảm thấy mình không phù hợp với môi trường làm việc tại công ty.

Hy vọng tôi sẽ được hợp tác với Anh/Chị trong tương lai nếu có cơ hội ở lần khác.

Một lần nữa, cảm ơn Anh/Chị vì lời mời phỏng vấn.

Trân trọng!

Mẫu 2

Tiêu đề email: Thư từ chối phỏng vấn – Họ và tên

Kính gửi: Tên nhà tuyển dụng

Tôi tên là… Tôi rất vui khi nhận được lời mời phỏng vấn từ quý công ty ở vị trí… Tuy nhiên, tôi rất tiếc vì không thể đến tham gia buổi phỏng vấn vào… (ngày giờ phỏng vấn) vì tôi đã nhận được việc làm ở công ty B vào tuần trước.

Tôi rất mong sẽ lại được hợp tác cùng quý công ty vào một dịp khác.

Xin cảm ơn anh/chị đã dành thời gian cho tôi.

Thân ái.

Mẫu 3

Chủ đề: Thư mời phỏng vấn cho [Vị trí] [Mã số công việc (nếu có)]

Kính gửi [Tên người nhận]

Em rất vui khi nhận được lời mời phỏng vấn cho vị trí ABC và tìm hiểu thêm về công ty của anh/chị. Tuy nhiên, em rất tiếc khi không tham gia phỏng vấn được bởi vì lí do…

Bạn học của em là Nguyễn Văn B rất phù hợp cho vị trí này. Anh/chị có thể liên lạc với bạn ấy theo địa chỉ mail cá nhân và số điện thoại.

Hi vọng em sẽ được làm việc với anh/chị trong tương lai và nhận được thư hồi đáp của anh/chị sau khi nhận được mail này.

Thân ái!

Bạn có thể linh hoạt lựa chọn cho mình mẫu thư từ chối phỏng vấn sao cho phù hợp với hoàn cảnh nhất. Tuy nhiên Isinhvien mong rằng bạn sẽ không phải sử dụng đến những mẫu đơn này. Ai cũng mong muốn công việc tốt thay vì phải từ chối phỏng vấn phải không nào?

Trên đây là gợi ý cách viết thư từ chối phỏng vấn để bạn tham khảo. Hy vọng có thể giúp ích cho bạn khi gặp phải những tình huống khó khăn trong hành trình tìm kiếm công việc mơ ước. Isinhvien chúc bạn thành công!