8 Bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả là điều cần thiết để các doanh nghiệp có thể vận hành một cách trơn tru và tối ưu nhất. Tuy nhiên, để xây dựng được quy trình làm việc tối ưu sẽ vô cùng khó khăn và gây tốn thời gian. Vậy cách xây dựng quy trình làm việc như thế nào mới có hiệu quả? Tham khảo ngay bài viết sau đây của Isinhvien nhé.

Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc được hiểu là những hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc. Đó là việc kết nối đúng dữ liệu với đúng người vào đúng thời điểm.

Cách xây dựng quy trình làm việc có thể linh động theo theo từng giai đoạn, công việc mới để tối ưu hóa kết quả đạt được. Dựa vào chức năng nhiệm vụ, quy trình làm việc thường được chia ra làm 4 nhóm:

• Quy trình quản lý khách hàng
• Quy trình quản lý vận hành doanh nghiệp
• Quy trình quản lý đổi mới
• Quy trình xã hội/điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

Lợi ích của việc xây dựng quy trình làm việc

Một quy trình làm việc chuẩn và chuyên nghiệp nếu được thực hiện tốt sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Một số lợi ích đó là:

• Đảm bảo công việc được vận hành đúng quy cách
• Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp
• Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành nhờ các đầu việc đã được chuẩn hóa theo thứ tự
• Tiết kiệm thời gian, chi phí cho những thâu không cần thiết nhờ cải tiến các hoạt động vận hành

Các bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Để xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ tất cả các bước xây dựng quy trình làm việc.

Xác định nhu cầu khi xây dựng quy trình làm việc

Bước đầu tiên trong cách xây dựng quy trình làm vệc là bạn phải xác định nhu cầu khi xây dựng quy trình làm việc là gì: để nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới, tái cấu trúc doanh nghiệp hay do yêu cầu của ban lãnh đạo,… .

Xác định mục đích

Việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát , thời gian thực hiện, tấn suất công việc,… Toàn bộ các bước thực hiện công việc, phương pháp thực hiện, tần suất, thời hạn đều được xây dựng trên cơ sở đạt được mục tiêu đã đề ra.

Trong bước này của quy trình nếu có thể, hãy xem xét mọi giới hạn, hạn chế hoặc yêu cầu của dự án trước khi tiếp tục bước tiếp theo.

Xác định phạm vi

Quy trình làm việc cũng có thể được áp dụng theo thời gian, không gian hay các lĩnh vực khác nhau. Xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình làm việc được đề ra. Đó có thể là một cá nhân, một phòng ban hoặc lĩnh vực,….

Các bước của quy trình làm việc

Một quy trình làm việc thông thường từ 8 – 12 bước. Hiện nay, công thức 5W-1H-5M được nhiều doanh nghiệp sử dụng để phân tích các bước của một quy trình làm việc.

Trong đó 5W-1H gồm:

• What (là gì?): xác định nội dung công việc
• Why (vì sao?): xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
• When (khi nào?): xác định thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
• Where (ở đâu?): xác định địa điểm, nơi thực hiện
• Who (ai?): Xác định nhân sự thực hiện công việc, nhân sự hỗ trợ, người giám sát
• How (như thế nào?): Xác định phương pháp thực hiện công việc

5M là xác định nguồn lực bao gồm:

•  Man (nguồn nhân lực): nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
•  Money (tiền bạc) : Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…
• Material (hệ thống cung ứng/ nguyên vật liệu) : tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
• Machine (máy móc/công nghệ) : Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?…
• Method (phương pháp làm việc) : làm việc theo phương pháp nào

Kiểm soát quy trình làm việc

Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị. Điều này sẽ đảm bảo quy trình được thực hiện chính xác và đánh giá đúng mức độ tối ưu, từ đó đưa ra những cải tiện cần thiết nếu phù hợp

Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát. Nhưng do các nguồn lực không đủ, vì vậy với cách xây dựng quy trình làm việc này tổ chức chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu. Công việc kiểm soát cần được thực hiện nghiêm túc thông qua các yếu tố:   

•    Đơn vị đo lường công việc
•    Công cụ/dụng cụ/phương pháp đo lường
•    Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu 

Kiểm tra quy trình làm việc

Đối với việc kiểm tra quy trình làm việc thì các yếu tổ cần quan tâm bao gồm:

•    Những bước cần thực hiện kiểm tra
•    Tần suất kiểm tra 
•    Người thực hiện kiểm tra
•    Những điểm trọng yếu cần kiểm tra

Mô tả các bước trong công việc

Mô tả các bước công việc là xây dựng các nội dung hướng dẫn, mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc và cách thức thực hiện công việc. Để nhân viên có thể áp dụng dễ dàng cách xây dựng quy trình làm việc vào thực tế.

Có những thông tin này thì việc truyền tải các quy trình mới trở nên nhanh chóng, suôn sẻ được.

Hoàn thiện mô tả và tài liệu liên quan

Điều cuối cùng bạn cần hoàn thiện cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả là hoàn thiện các nội dung hướng dẫn, mô tả cụ thể và các tài liệu có liên quan. Những thông tin này cụ thể bao gồm: 

• Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
• Biễu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số?

Cách xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp càng cụ thể, rõ ràng thì các công việc sẽ được tiến hành dễ dàng và đạt được hiệu quả cao nhất. Hy vọng bài viết trên đã giúp các bạn có thể xây dựng cho riêng mình quy trình làm việc hiệu quả, phù hợp. Isinhvien chúc bạn thành công.