Kỹ năng soạn thảo văn bản – 10 Điều cần biết để trở nên chuyên nghiệp
Kỹ năng soạn thảo văn bản là một kỹ năng quan trọng, nhất là đối với nhân viên văn phòng. Nó được coi là chìa khóa để tiến gần hơn tới công việc mơ ước. Vậy kỹ năng soạn thảo văn bản là gì và làm thế nào để nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản? Isinhvien sẽ cho bạn câu trả lời ở bài viết sau đây.
Kỹ năng soạn thảo văn bản là gì?
Kỹ năng soạn thảo văn bản là kỹ năng được thực hiện trên các phần mềm ứng dụng. Thông qua việc bạn thực hiện các thao tác như nhập thông tin, chỉnh sửa, trình bày văn bản được thực hiện trên giấy hoặc các phần mềm ứng dụng như Microsoft Word.
Kỹ năng soạn thảo văn bản cũng là một phần trong chương trình đại học và là kỹ năng mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng muốn thấy trong CV của ứng viên trong thời đại ngày nay.
10 kỹ năng soạn thảo văn bản
Kỹ năng soạn thảo văn bản là một phần không thể thiếu trong nhiều vị trí ở hầu hết các ngành nghề cũng như trong cuộc sống. Soạn thảo văn bản sẽ không quá phức tạp nếu bạn nắm được 10 kỹ năng soạn thảo văn bản dưới đây. Thực hiện theo đúng 10 kỹ năng cơ bản trong soạn thảo văn bản nguyên tắc này, văn bản của bạn sẽ được đánh giá cao hơn.
Dùng từ và câu đơn giản
Các từ ngữ chuyên môn, cường điệu sẽ làm cho văn bản của bạn sẽ trở nên khó hiểu và phúc tạp. Đôi khi bạn phải giải thích một chút về các từ ngữ này. Do đó, một trong những kỹ năng soạn thảo văn bản hiệu quả là dùng từ đơn giản và dễ hiểu. Văn bản của bạn sẽ được “chào đón” hơn.
Bên đó là giữ cho các câu ngắn gọn có thể. Các câu ngắn, ít phức tạp sẽ dễ đọc hơn. Tuy nhiên, đừng để các câu của bạn quá ngắn đến nỗi làm mất đi sự mạch lạc của văn bản.
Ngắt trang
Khi bạn muốn tìm hiểu làm thế nào để báo cáo của bạn trông chuyên nghiệp hơn, bạn cần làm quen với việc ngắt trang. Nếu văn bản của bạn đủ dài để chia thành các chương, ngắt trang là cách tốt nhất để định dạng chúng. Mỗi chương nên cách nhau bằng một phần hoặc cả trang trống.
Phần mở đầu
Phần mở đầu là phần dẫn vào nội dung chính. Kỹ năng soạn thảo văn bản ở đây bạn có thể sử dụng một số ký tự đặc biệt, viết chữ in hoa, hoặc chọn những kiểu chữ nghệ thuật. Làm như vậy sẽ thu hút được sự chú ý của người xem rất tốt cho văn bản của bạn.
Chọn font chữ phù hợp
Font chữ phù hợp là điều vô cùng quan trọng trong kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp. Khi soạn thảo văn bản, chọn được một font chữ phù hợp với nội dung sẽ là điểm cộng lớn, vừa gây ấn tượng với người đọc, vừa truyền tải thông điệp một cách tốt hơn.
Đây cũng được coi là một kỹ năng soạn thảo văn bản cơ bản. Thông thường đối với một số loại giấy tờ hay văn bản thì sẽ có yêu cầu cụ thể rõ ràng về loại font chữ. Tuy nhiên trong trường hợp không có yêu cầu cụ thể gì, bạn nên chọn các loại font chữ cơ bản, thông dụng như Time New Roman. Còn đối với kích thước, thông thường sẽ sử dụng cỡ chữ từ 12 – 14.
Nội dung súc tích, tập trung vào chủ đề chính
Trước khi bắt đầu soạn thảo văn bản, hãy chắc chắn rằng bạn đã nắm rõ yêu cầu, nội dung mục tiêu mà mình cần phải soạn thảo ra. Từ đó bạn sẽ có cách soạn thảo tập trung vào vấn đề cần làm rõ với nội dung đầy đủ thông tin, súc tích, dễ hiểu nhất.
Đây là lưu ý quan trọng trong các quy trình soạn thảo văn bản hành chính. Và tùy vào các loại văn bản khác nhau thì bạn sẽ phải có những cách xác định mục tiêu, hình thức trình bày văn bản sao cho phù hợp.
Màu sắc đúng tiêu chuẩn
Trong các văn bản hành chính, cũng như một số văn bản công sở khác thì việc sử dụng nhiều màu trong văn bản sẽ phù hợp hơn khi xem trên thiết bị kĩ thuật số – nơi màu sắc được hiển thị tốt nhất. Mặt khác, bạn cũng cần cân đối tần suất, lượng màu sắc, định dạng xuất hiện trong văn bản nhằm tối ưu hiển thị.
Đặt hình ảnh ở giữa các đoạn văn bản
Chèn ảnh hợp lý là điều cũng rất đáng quan tâm nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản. Bạn có thể chèn hình ảnh vào giữa và để văn bản xung quanh hình ảnh đó nếu mọi người trong doanh nghiệp của bạn thích như vậy. Nhưng nói chung, điều này có thể gây khó khăn cho người đọc, đặc biệt đó là các báo cáo dựa trên dữ liệu.
Lựa chọn an toàn nhất, đối với các biểu đồ và bảng, là đặt hình ảnh ở phần cách nhau giữa các đoạn. Bằng cách đó, hình ảnh của bạn sẽ không làm mất sự chú ý của người đọc với văn bản xung quanh. Nó cũng giúp phần chú thích của hình ảnh trở nên nổi bật.
Chia nhỏ văn bản
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính của bạn sẽ không hoàn chỉnh nếu bạn không biết cách chia nhỏ văn bản với các tiêu đề. Với những văn bản dài, có nhiều nội dung chính, thì bạn nên chia nhỏ thành các đoạn văn bản và mỗi đoạn hiển thị những nội dung chính, điều này giúp người đọc sẽ dễ dàng tiếp nhận thông tin hơn.
Đặt tiêu đề văn bản
Đặt tiêu đề cho văn bản soạn thảo cũng là một kỹ năng soạn thảo văn bản rất quan trọng. Văn bản càng dài, các tiêu đề càng trở nên quan trọng. Tiêu đề luôn luôn thu hút người đọc rất nhiều. Vì vậy bạn hãy học cách lựa chọn tiêu đề thật hay và hấp dẫn nhé.
Căn lề giấy đúng tiêu chuẩn
Trong các văn bản hành chính, cũng như một số văn bản công sở khác thì tiêu chuẩn về lề, cũng là một tiêu chuẩn rất nghiêm khắc. Ví dụ về tiêu chuẩn lề cơ bản: lề trên: 20 – 25 mm, lề dưới: 20 – 25 mm, lề trái 30 – 35 mm, lề phải: 15 – 20 mm.
Các lỗi thường gặp khi soạn văn bản
Những lỗi phổ biến khi soạn thảo văn bản hoàn toàn có thể khắc phục được nếu bạn thực sự chú tâm đến nội dung, hình thức văn bản của mình. Bạn có thể tham khảo ý kiến của đồng nghiệp hoặc cấp trên trước khi gửi văn bản đến các lãnh đạo cấp cao hơn. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm không đáng có.
Lỗi sai chính tả
Viết đúng chính tả là một trong những yêu cầu cơ bản nhất trong việc soạn thảo văn bản. Nếu bạn không cẩn thận, trình bày cẩu thả và thường xuyên viết sai các câu từ, người đọc sẽ gặp khó khăn trong việc hiểu được ý nghĩa của thông điệp mà bạn muốn truyền tải. Vì vậy, sau khi viết xong, bạn cần rà soát lại để chắc chắn rằng mình không bỏ sót lỗi chính tả nào.
Một điểm cần lưu ý là rất nhiều người gặp lỗi sai khi áp dụng các quy tắc sử dụng dấu câu trong quá trình soạn thảo văn bản. Bạn cần biết rằng mỗi một loại dấu câu sẽ có những yêu cầu sử dụng khác nhau, nên tìm hiểu kỹ trước khi sử dụng.
Lỗi nội dung
Có nhiều văn bản không nêu bật được nội dung chính mà viết những vấn đề không đúng trọng tâm, ít liên quan đến tiêu đề của văn bản.
Lỗi sử dụng dấu câu và khoảng trắng
Một lỗi phổ biến khác khi soạn văn bản đó là viết một đoạn quá dài mà không có dấu chấm, phẩy trong câu. Trong nhiều văn bản khác lại sử dụng dấu câu tùy tiện hoặc thiếu khoảng trắng khi viết.
Lưu ý khi sử dụng khoảng trắng là không đặt khoảng trắng ở trước các dấu câu, dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm mà nên có dấu cách phía sau dấu câu.
Lỗi đánh số mục lục
Đánh số thứ tự trong một văn bản cũng góp một phần quan trọng trong việc giúp người đọc nắm được cấu trúc của bài viết. Cách đánh số trong một văn bản phải thống nhất theo một trình tự lớn, nhỏ nhất quán.
Các lỗi thường gặp có thể là đánh số theo hình thức phân cấp hoặc đánh số không theo thứ tự. Một số văn bản tạo ra các mục lớn nhưng sau đó lại chỉ tạo một mục con. Cách giải quyết vấn đề này là sử dụng LaTex hoặc chức năng Style của Microsoft Word.
Trên đây là 10 điều cần biết về kỹ năng soạn thảo văn bản để trở nên chuyên nghiệp hơn mà Isinhvien đã tổng hợp được. Hy vọng những điều chia sẻ này sẽ giúp bạn có thêm nhiều gợi ý hay để áp dụng ngay vào công việc và cuộc sống. Truy cập chuyên mục kỹ năng tìm việc để đọc nhiều bài viết hơn nhé.
