Văn bản hành chính là gì? Quy trình soạn thảo văn bản hành chính
Văn bản hành chính là một trong những loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, khi nhắc đến văn bản hành chính khá nhiều người thực sự chưa hiểu loại văn bản này là gì? Quy trình soạn thảo văn bản hành chính ra sao? Để giải đáp được thắc mắc này hãy cùng Isinhvien tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
Văn bản hành chính là gì?
Văn bản hành chính là những văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà nước, văn bản hành chính có nhiều vài trò khác nhau, có thể là thông báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác.
Văn bản hành chính cũng có thể dung để cụ thể hóa những văn bản pháp quy, giải quyết những công việc cụ thể trong quá trình quan lý, điều hành một cơ quan, tổ chức.
Soạn thảo văn bản hành chính
Hàng ngày, chúng ta tiếp xúc với rất nhiều văn bản như quyết định của cơ quan nhà nước như quyết định nâng lương, quyết định xử lý luật lao động, thông báo cuộc họp, thư mời cuộc họp… Căn cứ vào nội dung và hình thức của các quyết định đó mà ta soạn thảo nó thành văn bản hành chính.
Khi soạn thảo văn bản quản lý hành chính về cơ bản cũng phải đảm bảo các yêu cầu như đối với văn bản pháp quy song các văn bản này không có tính chất pháp lý. Có thể soạn thảo văn bản hành chính thành 2 loại như sau:
Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
Bao gồm:
- Quyết định cá biệt
- Chỉ thị cá biệt
- Nghị quyết cá biệt
Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức.
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy trình soạn thảo văn bản hành chính tương ứng.
Sau đây là các bước cơ bản về quy trình soạn thảo văn bản hành chính :
Bước 1: Xác định mục đích văn bản hành chính
Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa thông thường xuất phát từ ý tưởng chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, từ các vấn đề thể hiện trong chương trình công tác của cơ quan.
Tiến hành thu thập, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan đến nội dung của vấn đề cần ra văn bản, đặc biệt là các thông tin quan trọng như:
- Thông tin pháp luật
- Thông tin thực tiễn
- Yêu cầu về thời gian của cấp có thẩm quyền
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo văn bản phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước. Để văn bản hành chính bảo đảm chất lượng cần có sự phối hợp tham gia ý kiến của các bộ phận chuyên môn về các vấn đề có liên quan và sự chỉ đạo chặt chẽ của cấp duyệt ký văn bản để nắm được ý đồ chỉ đạo, tránh trường hợp phải sửa chữa nhiều lần, gây mất thời gian, tốn kém.
Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi kí ban hành
Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Tưởng hoặc phó) các phòng ban, hoặc văn phòng duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan ( Thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách chuyên môn) ký. Trong giai đoạn này người lãnh đạo trực tiếp những người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải duyệt, kiểm tra nội dung, hình thức, thể thức của văn bản trước khi trình thủ trưởng cơ quan ký ban hành.
Các ý kiến yêu cầu sửa chữa dự thảo văn bản sẽ được ghi ngoài lề hoặc trực tiếp sửa vào nội dung văn bản, sau đó văn bản được gửi trả lại cho bộ phận soạn thảo để chỉnh lý lại.
Bước 4: Duyệt bản thảo văn bản hành chính
Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, dánh máy (hoặc in) soát lại văn bản, trình ký Nhận được dự thảo văn bản có ý kiến yêu cầu sửa chữa của người phụ trách trực tiếp, người (bộ phận) soạn thảo văn bản phải hoàn chỉnh văn bản lần cuối, đánh máy (hoặc tin) bản chính, soát lại văn bản để tránh mọi sai sót và trình thủ trưởng ký ban hành văn bản.
Trong giai đoạn này, thủ trưởng sau khi xem xong yêu cầu phải chỉnh lý sửa chữa thì người (bộ phận) soạn thảo phải nhận văn bản về để tiến hành chỉnh lý theo yêu cầu chỉ đạo của thủ trưởng. Sau khi sửa xong, làm thủ tục trình ký lại.
Bước 5: Ban hành văn bản
Đánh máy (hoặc in) nhân văn bản theo số lượng “ nơi nhận “ và làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản (cho số, ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bản, bảo quản văn bản lưu) theo đúng quy định hiện hành.
Một số yêu cầu khi soạn thảo văn bản hành chính
Văn bản hành chính chiếm một khối lượng rất lớn trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nó là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể. Khi soạn thảo văn bản quản lý hành chính về cơ bản cũng phải đảm bảo các yêu cầu như đối với văn bản pháp quy.
Về ngôn ngữ
Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản hành chính sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương. Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Khi viết hoa phải được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt
Khi soạn thảo văn bản hành chính phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành…
Yêu cầu về thể thức văn bản
Ban hành văn bản hành chính được thực hiện theo các nguyên tắc quy định tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, cụ thể:
1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
Trên đây là lời giải đáp cho thắc mắc “Văn bản hành chính là gì?” và quy trình 5 bước soạn thảo một văn bản hành chính. Isinhvien hi vọng sẽ cung cấp những thông tin bổ ích đến bạn đọc. Truy cập chuyên mục kỹ năng tìm việc để đọc nhiều bài viết hơn nhé.
