Thông cáo báo chí là gì? Cách viết chuẩn và mẫu thực tế từ doanh nghiệp

Thông cáo báo chí là gì? Đây một trong những phương thức thiết yếu để thu hút sự quan tâm của giới báo chí, truyền thông đến đưa tin tức, sự kiện của bạn gần hơn với công chúng, độc giả. Một vài công việc bắt buộc các bạn phải hiểu rõ và hiểu sâu về thông cáo báo chí là gì, tại sao doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí? Và làm thế nào để có thể viết được một bản thông cáo báo chí chuẩn? Hãy theo dõi bài viết sau đây của Isinhvien để trả lời những câu hỏi này nhé!

Thông cáo báo chí là gì?

“Thông cáo báo chí  (press release) – Thông cáo báo chí là một thông báo chính thức mà một tổ chức muốn truyền tải tới giới truyền thông”. – Theo HubSpot.

Hay nói cách khác rõ hơn – Thông cáo báo chí là một công cụ đắc lực với các thương hiệu khi làm PR. Đây được coi là phương thức hiệu quả giúp các Marketers kể một câu chuyện của riêng mình và hướng công chúng đến với họ theo cách độc đáo riêng. Đặc biệt, trong thời đại 4.0 như hiện nay, thông cáo báo chí cũng ít nhiều thay đổi. Giờ đây, người nhận thông cáo báo chí của bạn không chỉ là các nhà báo đến từ các cơ quan báo chí, truyền thông mà còn là những người tiêu dùng, khách hàng – những người đang tìm kiếm những nguồn thông tin đáng tin cậy để quyết định mua hàng.

Tại sao doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí?

Khi một doanh nghiệp muốn PR cho thương hiệu của mình thì không thể không sử dụng đến các phương tiện thông tin đại chúng như báo, đài, truyền hình,… Bởi lẽ, tính hiệu quả về mặt truyền thông và phạm vi ảnh hưởng của những phương tiện này đến công chúng là rất lớn.

Những lúc này, Thông cáo báo chí đóng vai trò là một công cụ thiết yếu nhằm thu hút giới truyền thông, báo chí đưa tin cho doanh nghiệp đến với công chúng. Khi doanh nghiệp muốn thông báo thông tin về một tổ chức, sản phẩm hay sự kiện,… thì thông cáo báo chí là cách mang lại hiệu quả nhanh và rõ ràng nhất. Trước khi cho ra mắt một sản phẩm mới, Thông cáo báo chí có vai trò đính kèm với cuộc họp báo để khởi chạy sản phẩm nhằm khẳng định tên thương hiệu và mang sản phẩm đến người mua, người tiêu dùng.

Những trường hợp điển hình nên thông cáo báo chí

Hiểu thông cáo báo chí là gì cũng như vai trò của nó rồi, vậy khi nào doanh nghiệp cần đưa ra thông cáo báo chí? Gần như bất cứ thứ gì liên quan đến tổ chức đều có thể có thông cáo báo chí. Dưới đây là 5 ví dụ phổ biến nhất.

Ra mắt công ty

Các công ty mới cần thông cáo báo chí để nhận thức của công chúng nhanh hơn, điều này đặc biệt hữu ích cho việc tiếp cận thị trường mục tiêu ngay cả ở những giai đoạn đầu của doanh nghiệp. Thông cáo báo chí sẽ giúp các công ty mới thu hút sự quan tâm, cung cấp thông tin và bước đầu thiết lập sự hiện diện của họ với công chúng.

Phát hành sản phẩm

Một số công ty thường có một thông cáo báo chí mỗi khi họ có một sản phẩm mới để tung ra thị trường. Những sản phẩm này có thể là một khái niệm mới cần một số khuyến mãi để nhanh chóng làm quen với thị trường hoặc một phiên bản mới của một sản phẩm được nhiều người yêu thích cần được quảng cáo rầm rộ. Thông cáo báo chí ra mắt thương hiệu thường được sử dụng để khiến mọi người hào hứng với sản phẩm.

Khởi chạy trang web

Ngày nay, các trang web đóng vai trò là điểm liên hệ chính giữa doanh nghiệp và khách hàng. Điều này đặc biệt áp dụng cho các công ty dựa vào thương mại điện tử để thúc đẩy doanh số bán hàng. Vì vậy, ví dụ: viết thông cáo báo chí cho một trang web mới sẽ thu hút rất nhiều lưu lượng truy cập ngay cả ở giai đoạn đầu của thời điểm ra mắt.

Quan hệ đối tác mới

Các doanh nghiệp cũng sử dụng thông cáo báo chí khi họ muốn công bố quan hệ đối tác mới, cho công chúng biết tình trạng sở hữu hoặc bất kỳ mối quan tâm quản lý nào cần thiết đối với các bên liên quan. Đôi khi đây cũng là một chiến thuật được sử dụng bởi các tập đoàn giao dịch công khai khi họ hình thành một vụ sáp nhập có khả năng làm tăng giá trị của các đơn vị cổ phiếu.

Sự kiện

Thông cáo báo chí cho các sự kiện cũng được các công ty sử dụng khi muốn thu hút khách hàng. Đây có thể là buổi dạ tiệc hoặc cuộc họp của cổ đông cần được công bố rộng rãi hoặc một buổi giới thiệu sản phẩm cho một nhóm khách hàng lớn.

Mẫu thông cáo báo chí tham khảo

Mặc dù là một công cụ PR đắc lực có hiêu quả cao nhưng Thông cáo báo chí cũng đồng thời là một tài liệu rất quan trọng và không thể tùy tiện gửi đi. Nên chú ý cách viết, văn phong, cách trình bày thật kỹ càng. Một vài mẫu thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới sau, mọi người có thể tham khảo nhé!

Cách viết thông cáo báo chí chuẩn

Hẳn bạn đã hình dung bố cục thông cáo báo chí qua các mẫu ở trên rồi, vậy cách viết thông cáo báo chí là gì, viết sao cho chuẩn nhất? Sau đây, Isinhvien sẽ hướng dẫn các bạn 7 bước viết một thông cáo báo chí đúng chuẩn nhé!

Bước 1: Tìm mục đích

Trả lời các câu hỏi dưới đây để xác định mục đích trước khi viết

• Thông tin bạn cung cấp có ảnh hưởng đến khu vực xung quanh hay không? (Sự ảnh hưởng)
• Thông tin bạn cung cấp có gây mâu thuẫn với ai hay không? (Mâu thuẫn)
• Thông tin bạn cung cấp có nói quá sự việc lên hay gây ra hiểu lầm hay không? (Sự tiến triển)
• Thông tin bạn cung cấp có gây xúc động mạnh đến người đọc hay không? (Cảm xúc)

Bước 2: Đặt tiêu đề

Hãy chọn lọc thông tin và viết tiêu đề một cách khôn ngoan đồng thời chứa đựng đủ nội dung cần thiết.

Bước 3: Đoạn tóm tắt nội dung

Tóm tắt nội dung chính để giúp người đọc nắm bắt vấn đề được nói đến là gì, có ích cho họ hay không và liệu họ có nên đọc tiếp hay không.

Bước 4: Đoạn đầu tiên

Liệt kê những thông tin quan trọng nhất như mục đích, chủ đề của thông cáo báo chí (tập trung vào những nội dung có ích cho người đọc).

Bước 5: Viết các phần còn lại

Những thông tin liên quan khác không quá quan trọng.

Bước 6: Đính kèm trích dẫn (nếu có)

Các trích dẫn cần đảm bảo sự thích hợp, lợi ích, không nói quá, trích dẫn là của cá nhân nào.

Bước 7: Thông tin liên hệ

Bao gồm các thông tin liên quan đến doanh nghiệp hoặc người trực tiếp xử lý các vấn đề được nói đến trong thông cáo báo chí.

Ở trên là những thông tin hữu ích về thông cáo báo chí là gì và tầm quan trọng của nó. Các bạn nhớ like và chia sẻ cho kênh Isinhvien chúng mình nhé! Để Isinhvien ngày càng phát triển và có nhiều bài viết bổ ích hơn. Chúc các bạn thành công!