Sale Admin là gì? Mô tả công việc và những kỹ năng cần có

Một trong những ngành nghề ra đời trễ nhưng được ưa chuộng trong xã hội hiện nay chính là Sale Admin. Vậy Sale Admin là gì? Hãy cùng Isinhvien tìm hiểu tất tần tật về công việc, kỹ năng và đặc biệt là mức lương bao nhiêu ngay dưới đây nhé!

Khi nghe đến Admin, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến các công việc về quản trị, chẳng hạn như việc làm quản trị mạng, quản trị bán hàng, quản trị kinh doanh. Nhưng thực ra Sale Admin lại mang ý nghĩa khác.

Sale Admin là gì?

Sale Admin cụ thể là Sale Administrator, viết tắt là SA, dịch ra tiếng Việt có nghĩa là trợ lý/thư ký kinh doanh. Vị trí này được coi nhân viên thư ký của phòng kinh doanh, có nhiệm vụ hỗ trợ bộ phận kinh doanh thực hiện các hoạt động bán hàng của công ty. Nhân viên Sale Admin thường làm việc và báo cáo trực tiếp cho trưởng bộ phận Sales hay Giám đốc kinh doanh.

Ngoài ra, có nhiệm vụ chính là phối hợp với các phòng ban khác trong nội bộ doanh nghiệp để thúc đẩy hoạt động bán hàng nhằm tăng doanh số cho công ty. Vì thế, Sale Admin là một vị trí quan trọng trong công ty, giúp doanh nghiệp đạt được doanh thu lý tưởng.

Sự thành bại của doanh nghiệp có sự đóng góp rất lớn của bộ phận Kinh doanh mà vị trí Sale Admin chính là một “mắt xích” vô cùng quan trọng trong bộ phận ấy, giúp nó hoạt động một cách trơn tru hơn.

Nhiều doanh nghiệp cho biết, doanh thu của họ có được cải thiện hay không đều trông chờ vào hiệu suất công việc của họ. Sale Admin làm việc, thảo luận, làm báo cáo… với đồng nghiệp, cấp trên đều xoay quanh vấn đề doanh số mà thôi.

Có thể nói, vị trí này thu hút rất nhiều sự quan tâm của người tìm việc và luôn nằm trong top các trang tìm việc trên mạng xã hội hay các website tuyển dụng Sale Admin. Một trong những lý do giúp giới trẻ lựa chọn tìm hiểu, thử sức mình với Sale Admin chính là bởi sự nhanh nhẹn, năng động, nhiều cơ hội trải nghiệm cho những người mới ra trường, cần tích lũy kinh nghiệm.

Mô tả công việc của sale admin

Isinhvien với mục đích cung cấp những kiến thức cơ bản cho các bạn sinh viên mới ra trường hiểu hơn về nghề Sale Admin là gì. Đây thật sự là một vị trí giúp bạn phát triển bản thân vì phải va chạm với nhiều khách hàng, đồng nghiệp, sếp trong quá trình làm việc.

Tóm gọn lại công việc của Sale Admin là gì? Vị trí này thường là cầu nối giữa công ty hoặc quản trị viên kinh doanh với khách hàng và người mua. Sale Admin sẽ tiếp nhận các câu hỏi, thắc mắc, phản hồi của khách hàng, sau đó sẽ phản hồi và gửi phản hồi cho khách hàng. Thường những khó khăn với Sale Admin sẽ là cách sử dụng sản phẩm, dịch vụ, tình trạng giao hàng hoặc đơn giản là các tính năng của sản phẩm mà khách hàng chưa hiểu hết.

Không giống như những vị trí thư ký khác, công việc của Sale Admin sẽ liên quan tiếp đến các hoạt động của phòng kinh doanh. Tùy vào quy mô của công ty mà phạm vi quyền hạn cũng như nghĩa vụ của Sale Admin cũng có sự khác nhau. Nhưng thông thường thì một Sale Admin sẽ đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể sau:

• Hỗ trợ trưởng bộ phận và các nhân viên Sale khác xây dựng kế hoạch công tác, chiến lược kinh doanh cho bộ phận kinh doanh, theo dõi tiến độ thực hiện, các tình huống phát sinh của kế hoạch và đốc thúc các thành viên hoàn thành công việc cũng như báo cáo kịp thời nếu có gì xảy ra đến các cấp lãnh đạo.
• Tiếp nhận các thông tin, cập nhật dữ liệu, tình hình hoạt động của bộ phận một cách chính xác và đầy đủ để báo cáo kết quả lên ban lãnh đạo công ty.
• Chuẩn bị, soạn thảo và quản lý, xử lý các văn bản hành chính, báo giá, thư chào hàng, giấy tờ, hồ sơ, thư từ, hợp đồng của khách hàng cũng như bộ phận liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Là người phụ trách liên hệ với khách hàng hoặc đối tác, nhà cung ứng, tư vấn hỗ trợ khách hàng trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh với công ty.
• Sale admin kết hợp với bộ phận Chăm sóc khách hàng để giải đáp thắc mắc và giải quyết yêu cầu của khách, đảm bảo khách luôn cảm thấy hài lòng với dịch vụ của nhà hàng, khách sạn.
• Báo cáo doanh số hàng tuần / hàng tháng / hàng quý / hàng năm cho người quản lý, người quản lý bán hàng, cập nhật dữ liệu bán hàng, lập báo cáo bán hàng chi tiết, doanh thu, nợ nhân viên bán hàng.
• Hỗ trợ trưởng bộ phận các công việc hành chính, thực hiện một số công việc hỗ trợ khác cho bộ phận bán hàng, nếu được chỉ đạo của cấp trên.
• Duy trì mối quan hệ với khách hàng, nhắc nhở khách hàng kỳ hạn đăng ký, gia hạn…
• Thường xuyên theo dõi, cập nhật chương trình khuyến mãi, ưu đãi dành cho khách hàng để kịp thời thông báo cho khách.

Trong Nhà hàng – Khách sạn, Sale Admin nắm giữ nhiều nhiệm vụ quan trọng, như: Thông qua những kênh khác nhau để liên hệ và xây dựng mối quan quan hệ với khách hàng mới; giải đáp các thắc mắc của khách hàng; chăm sóc những khách hàng đang sử dụng dịch vụ; triển khai thực hiện hợp đồng với khách; theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ… Không chỉ vậy, Sale Admin còn phối hợp với bộ phận Marketing để lên kế hoạch chương trình ưu đãi vào các dịp đặc biệt như tri ân khách hàng, các dịp lễ, Tết, giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới…

Mức lương của Sale Admin

Với tầm quan trọng của mình trong phòng kinh doanh cùng khối lượng công việc của mình, mức lương của Sale Admin không hề thấp, dao động từ 7 – 10 triệu. Tất nhiên là còn tùy thuộc vào kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ, quy mô công ty mà mức lương có sự thay đổi. Ngoài ra, nhân viên Sale Admin còn được hưởng các đãi ngộ theo quy định của Nhà nước và có thể nhận được các khoản tiền thưởng, tiền hoa hồng từ việc gián tiếp bán dịch vụ cho khách hàng. Vì thế, tổng thu nhập của một Sale Admin có thể lên tới 20.000.000đ cho tới 22.500.000đ/tháng nếu họ làm việc tốt!

Thâm chí, đối với công việc Sale Admin này thì có rất nhiều bạn mới vào nghề có mức lương cao hơn so với bạn đi trước bởi do kiến thức mới cập nhật của họ kết hợp với sự trẻ trung năng động thế nên việc có nhân viên mới có mức lương cao hơn nhân viên cũ là điều hoàn toàn có thể xảy ra.

Những kỹ năng cần có khi làm Sale Admin

Hiểu Sale Admin là gì rồi, vậy công việc này cần những kỹ năng nào? Cùng Isinhvien tìm hiểu ngay dưới đây:

Phải có kiến thức kinh doanh

Công việc của một Sale Admin tuy không đòi hỏi quá cao về trình độ chuyên môn nhưng yêu cầu bạn phải có kiến thức về kinh doanh, kinh tế, marketing, truyền thông và tất nhiên bạn phải tìm hiểu rõ, có kiến thức về lĩnh vực, chuyên môn về công ty mình làm việc trước khi phỏng vấn.

Doanh nghiệp đặc biệt đánh giá cao những người học các chuyên ngành như: Kinh tế, Quản trị kinh doanh; có kinh nghiệm dày dặn trong mảng bán hàng và sở hữu các loại kỹ năng mềm. Đó chính là lợi thế của bạn khi cạnh tranh với những ứng cử viên khác.

Khả năng giao tiếp, đàm phán

Như đã nói ở trên, vị trí Sale Admin thường xuyên làm việc, trao đổi với sếp và đồng nghiệp, khách hàng vì thế kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thuyết trình và một ngoại hình ưa nhìn cũng là một điều cần có nếu muốn hoàn thành tốt công việc.

Một Sale Admin giỏi cần đáp ứng được đầy đủ khả năng về đám phán, thương lượng tốt, tài ăn nói cao để có thể thuyết phục được khách ký hợp đồng và đem về doanh thu cho công ty.

Ứng viên ứng tuyển vào vị trí Sale admin cần thể hiện kỹ năng làm việc nhóm, phối hợp tốt với các phòng, ban khác và chịu được áp lực cao.

Thành thạo ngoại ngữ, máy tính

Sale Admin cũng nên là người có vốn ngoại ngữ tốt, hiểu biết cơ bản về công nghệ, máy tính văn phòng, viết lách để phục vụ công việc giao tiếp với khách hàng, soạn thảo văn bản, hợp đồng, báo cáo sếp,…

Ngoài ra, Sale Admin nên có định hướng rõ ràng và kỹ năng chuyên môn nhất định để có thể tổ chức tốt các hoạt động nhóm.

Tính cách tỉ mỉ, cẩn thận

Vì tính chất công việc của Sale Admin đi từ chi tiết đến bao quát, nên bạn cũng cần có tố chất cẩn thận, tỉ mỉ, tính chủ động cao để tránh sai sót quá nhiều trong công việc từ lớn đến bé.

Sale Admin thường phải hoàn thành công việc với độ chính xác cao bởi họ thường xuyên phải tiếp xúc với các con số trong báo cáo, hợp đồng. Chỉ sai một ly là có thể đi một dặm, cái giá phải trả không hề nhỏ!

Biết cách quản lý công việc

Mỗi ngày một Sale Admin sẽ có khá nhiều nhiệm vụ phải hoàn thành nên để làm tốt vị trí này, lời khuyên cho bạn là nên học cách quản lý công việc một cách hiệu quả, khả năng phối hợp tốt và làm quen với áp lực trong công việc nhé!

Để công việc trở nên dễ thở, Sale Admin phải biết sắp xếp mọi thứ thật khoa học và phù hợp. Nếu không họ sẽ “chết chìm” trong “mớ bòng bong” công việc.

Cơ hội thăng tiến nghề nghiệp cho Sale Admin

Công việc của Sale Admin ban đầu có thể sẽ làm bạn bị choáng ngợp nhưng nếu biết cố gắng, nỗ lực trong công việc cộng với sự trau dồi kiến thức chuyên môn mỗi ngày, bạn sẽ nhanh chóng đứng vững gót chân.

Nếu bạn đã nắm vững tình hình hoạt động kinh doanh cũng như có khả năng phân tích, đánh giá tiềm lực phát triển kinh doanh của công ty, bạn hoàn toàn có thể đảm nhận các vị trí như :

• Điều hành kinh doanh.
• Giám sát kinh doanh.
• Giám đốc kinh doanh của công ty.

Công việc ở vị trí Sale Admin không những mang lại cho bạn một thu nhập ở mức cao mà còn giúp các bạn hoàn thiện về khả năng Sales mà còn là các kỹ năng quản lý, sắp xếp, điều hành.

Hy vọng với những kiến thức mà Isinhvien đã cung cấp ở trên, bạn đã có cái nhìn tổng quan về Sale Admin là gì cũng như những vấn đề chuyên môn nếu muốn theo đuổi con đường này. Chúc bạn thành công và đừng quên theo dõi những bài viết bổ ích nhất trong chuyên mục Marketing nhé!