Cách viết email bằng tiếng Anh? Sử dụng email bằng tiếng Anh trong công việc
Bạn đang làm việc tại một công ty nước ngoài hoặc đối tác của bạn là người nước ngoài? Bạn cần sử dụng email bằng tiếng Anh để thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc. Cùng Isinhvien tham khảo ngay cách viết email bằng tiếng Anh được sử dụng trong doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.
1. Phần mở đầu – Beginning
Mở đầu email chắc chắn sẽ là phần chào hỏi. Bạn hãy xưng hô và chào hỏi với người nhận bằng cấu trúc:
[ Dear + Mr. A/ Mrs. A/ Miss A ]
Lưu ý: Nếu người nhận là phụ nữ thì bạn sẽ dùng Mrs cho phụ nữ đã lập gia đình và Miss cho phụ nữ chưa kết hôn. Ngược lại, nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, bạn cũng có thể gọi họ bằng cách sử dụng công thức sau cũng không kém phần trang trọng:
[ Dear Sir/ Dear Madam ]
Lưu ý: Nếu người nhận thư là một người nước ngoài, bạn có thể gọi họ bằng Last name (Họ của người nhận). Ví dụ: Bạn gửi email cho một người đàn ông tên là John Henry, hãy viết phần mở đầu là Dear Mr.Henry.
Còn nếu người nhận thư là một người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ của người đó. Ví dụ: Dear Mrs. Huynh Bao Ngoc or Dear Mrs. Bao Ngoc.
2. Phần nội dung chính – Body
Nếu bạn đang viết email để phản hồi về thắc mắc của một ai đó, bạn có thể bắt đầu bằng câu cảm ơn vì họ đã liên lạc với bạn.
Ví dụ: có một khách hàng muốn hỏi về sản phẩm của doanh nghiệp bạn. Lúc này, để trả lời, bạn có thể dùng câu: [Thanks for contacting Alpha Media].
Một ví dụ khác về một công ty mà bạn đã nộp hồ sơ ứng tuyển vào, họ cần bạn gửi lại email để xác nhận một số thông tin. Lúc này, bạn hãy viết: [I am very happy to receive your email].
Bằng cách nói lời cảm ơn hoặc dùng câu “tôi rất vui khi nhận được email của bạn” sẽ làm người đọc cảm thấy được trân trọng. Họ cũng sẽ cảm nhận được bạn đang đối xử với họ bằng một phong cách lịch sự.
Mặt khác, nếu bạn là người chủ động viết email để gửi trước cho một ai đó. Khi này, bạn hãy thông báo lý do viết thư của mình cho người đọc thay vì nói lời cảm ơn. Một số mẫu câu bạn có thể tham khảo như dưới đây:
I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of HR Manager/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your products.
(Tôi viết thư để đặt phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí Trưởng phòng Nhân sự/ để xác nhận việc đặt vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn).
I am writing with regard to your registration of Manila Hotel Membership/ to the complaint you made on 4th October.
(Tôi viết thư này liên quan đến việc đăng ký Hội viên Khách sạn Manila của quý khách/ để giải đáp những phàn nàn của bạn vào ngày 04/10)
With reference to our telephone conversation on Tuesday, I would like to let you know that we will compensate 10% of the product for you.
(Liên quan đến cuộc trao đổi bằng điện thoại của chúng ta vào Thứ Ba, tôi muốn thông báo cho bạn về việc chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 10% giá trị sản phẩm)
Tiếp theo sẽ là phần nội dung chính của email. Người đọc luôn muốn được đọc email một cách nhanh chóng. Vì thế, bạn hãy viết ngắn gọn và rõ ràng nhất có thể. Chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu trong câu.
Sau đây là cách viết email bằng tiếng anh cho phần nội dung mà bạn nên tham khảo:
2.1. Making a request or asking for information
Thực hiện một yêu cầu hoặc hỏi thêm thông tin:
Could you please let me know if you can attend our Anniversary Party/ if you are available for a meeting on 20th November? (Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 20/11?)
I would appreciate it if you could please send me a catalog/ if you could please reply within one day. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng gửi tôi một cuốn catalogue/ nếu bạn có thể hãy vui lòng hồi âm trong vòng 1 ngày).
Please let me know how much the tickets cost and which promotions are currently available.(Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mãi hiện có)
2.2. Offering help/ giving information
Đề nghị giúp đỡ hoặc cung cấp thông tin
We are happy to let you know that your book has been selected for publication. (Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng cuốn sách của bạn đã được chọn để xuất bản)
We are willing to arrange another meeting with the manager. (Chúng tôi sẵn sàng sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý)
Should you need any further information, please contact the hotline 0905.123.456. (Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào, hãy vui lòng liên hệ hotline 0905.123.456)
We regret to inform you that the flight has been delayed due to bad weather conditions.(Chúng tôi rất tiếc phải thông báo đến bạn rằng chuyến bay đã bị hoãn bởi điều kiện thời tiết quá xấu)
2.3. Complaining
Phàn nàn
I am writing to express my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the quality of your service. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng của mình với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn/ để khiếu nại về chất lượng dịch vụ của bạn)
We regret to inform you that your payment is considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo đến bạn rằng thanh toán của bạn đã quá hạn quy định)
I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered. (Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu)
2.4. Apologizing
Thư xin lỗi
We would like to apologize for the inconvenience caused by our service.(Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà dịch vụ của chúng tôi đã gây ra)
Please accept our dearest apologies for this delay. (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi vì sự chậm trễ này)
We would like to apologize for the problems we have caused. Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused. (Chúng tôi muốn xin lỗi vì những gì đã xảy ra. Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra)
I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow. (Tôi sợ rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được)
2.5. Attaching files
Đính kèm tệp
I am sending you the required documents in attachment. (Tôi đã gửi cho bạn những hồ sơ cần thiết trong phần tài liệu đính kèm)
Please find the document you need in the attachment. (Vui lòng tìm tài liệu mà bạn cần trong phần đính kèm)
Could you send it again in IMG format? (Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng IMG được không?)
3. Phần kết thúc – Ending
Trước khi kết thúc nội dung thư của bạn, có thể viết thêm một trong những câu dưới đây:
Thank you for your patience and cooperation. (Cảm ơn sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn)
Thank you for your consideration. (Cảm ơn vì bạn đã quan tâm.)
If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know. (Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay lo lắng nào, đừng ngần ngại hãy cho chúng tôi biết)
I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong được sớm nhận được tin từ bạn)
Cuối cùng là kết thúc thư và ký tên.
Yours faithfully (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu lời chào bằng Dear Sir/Madam
Yours sincerely (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu lời chào bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr. A/ Mrs. A
Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Trân trọng) – Phổ biến trong tiếng Anh-Mỹ
Trên đây là những thông tin về cách viết email bằng tiếng Anh mà Isinhvien đã tổng hợp được. Hy vọng bài viết này có thể mang đến cho bạn đọc nhiều kiến thức hay và bổ ích. Chúc các bạn áp dụng thành công. Đừng quên theo dõi Isinhvien để cập nhật thêm nhiều thông tin hay mỗi ngày nhé.
Bài viết khác liên quan đến Email marketing
- 5 Cách đặt tiêu đề email marketing hiệu quả cho doanh nghiệp
- Gợi ý 5 cách gửi Email Marketing hiệu quả cho doanh nghiệp
- Tổng hợp 5 mẫu Email Marketing hay dành cho doanh nghiệp
- Tại sao phải cần Email Marketing? 7 Cách viết Email Marketing hiệu quả
- Email marketing là gì? 3 loại email marketing cơ bản
- Top 5 dịch vụ Email Marketing tốt nhất dành cho doanh nghiệp
- Newsletter là gì? Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm đến Newsletter?
- Email marketing spam là gì? Nguyên nhân và cách khắc phục?
- Phần mềm Email Marketing là gì? Top 5 phần mềm Email Marketing hiệu quả nhất hiện nay
- Chữ ký email là gì? Cách tạo chữ ký email cho cá nhân và doanh nghiệp
- Tổng hợp 6 bước xây dựng chiến lược Email Marketing hiệu quả cho doanh nghiệp
- Kỹ năng viết Email Marketing chuyên nghiệp cho người làm tiếp thị
