Chữ ký email là gì? Cách tạo chữ ký email cho cá nhân và doanh nghiệp

Phuong Ha 05/10/2022

Chữ ký email là một nội dung quan trọng và cần thiết cho mỗi cá nhân và doanh nghiệp muốn xây dựng thương hiệu của mình. Vậy chữ ký email là gì và cách tạo chữ ký email như thế nào? Cùng Isinhvien tham khảo bài viết dưới đây nhé.

Chữ ký trên email là gì?

Chữ ký email (hay Email Signature) là phần thông tin xuất hiện cuối cùng trong nội dung email marketing. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể thiết lập được cho mình một chữ ký riêng và phần chữ ký này sẽ được hệ thống tự động thêm vào cuối nội dung của mỗi email mà bạn gửi đi.

Chữ ký trên email thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của cá nhân hay doanh nghiệp. Đồng thời cũng ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng, đối tác hay khách hàng.

Cách tạo chữ ký email 1 — Cách tạo chữ ký Email

Các yếu tố cần thiết trong chữ ký email

Những quy tắc cơ bản khi nói đến nội dung của chữ ký email:

Cung cấp thông tin chính xác
Ngắn gọn và đầy đủ
Sắp xếp nội dung một cách hợp lý
Có thể thêm một số liên kết nếu cần thiết

Các yếu tố cần thiết trong chữ ký email:

Tên đầy đủ của bạn
Công ty của bạn
Chức danh công việc của bạn
Số điện thoại của bạn
Logo công ty của bạn
Một liên kết đến trang web và blog của công ty bạn (nếu cần thiết)
Địa chỉ đăng ký của công ty bạn

Tiếp theo, những yếu tố KHÔNG được đưa vào chữ ký email:

Liên kết đến trang web hoặc hồ sơ mạng xã hội cá nhân của bạn
Số điện thoại hoặc địa chỉ nhà riêng của bạn
Dấu đầu dòng
Trích dẫn yêu thích của bạn
Thành tích cá nhân

Tính chọn lọc là điều thiết yếu khi nói đến việc quản lý chữ ký email. Vì thế, hãy chắc chắn rằng những thông tin bạn đưa ra được chọn lọc kỹ càng về mức độ quan trọng và độ chính xác của thông tin đó.

Cách tạo chữ ký email

Cách tạo chữ ký email trong Outlook

Tạo chữ ký trên Outlook được nhiều người lựa chọn, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mở Outlook.com, nhấp chuột vào mục “New Email” để tạo email mới.

Bước 2: Chọn mục “Signature” trong danh sách menu “Message”.

Bước 3: Trên màn hình hiển thị bảng thông báo, ấn vào nút “New…” để tạo chữ ký mới.

Bước 4: Lúc này bạn điền tên của mình vào chữ ký và nhấn chọn “Ok”.

Bước 5: Sau đó tiếp tục điền các thông tin muốn hiển thị trong chữ ký vào khung “Edit signature” ở phía dưới. Ở đây bạn cũng có thể tùy chỉnh màu sắc, font chữ, kích cỡ chữ và thêm hình ảnh hoặc logo đại diện vào theo ý mình. Sau đó chọn “Ok” để hoàn tất.

Cách tạo chữ ký email 2 — Tạo chữ ký Email trong OutLook

Cách tạo chữ ký email trên HTMLSIG

Để tạo được chữ ký email trên HTMLSIG bạn có thể thực hiện theo những bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website HTMLSIG

Ở đây, bạn sẽ có 2 sự lựa chọn là tạo chữ ký miễn phí hoặc mất phí. Bạn có thể lựa chọn một trong hai hình thức tùy vào nhu cầu sao cho phù hợp.

Bước 2: Điền những thông tin theo yêu cầu vào các mục tương ứng là Main, Social, Disclaimer, Banner,…

Bước 3: Cuối cùng, nhấn chọn vào “Create Signature” để hoàn tất việc tạo chữ ký.

Cách tạo chữ ký email 3 — Tạo chữ ký Email trong HTMLSIG

Cách tạo chữ ký email trên Hubspot

Một nền tảng nữa mà bạn có thể tạo chữ ký của mình chính là Hubspot. Tạo chữ ký trên Hubspot cũng khá là đơn giản với một vài bước cơ bản như sau:

Bước 1: Truy cập vào Hubspot tại địa chỉ liên kết.

Bước 2: Khi giao diện màn hình trang chủ xuất hiện, bạn có thể chọn mẫu chữ ký có sẵn và điền thông tin theo mẫu để đăng ký.

Bước 3: Tiếp tục điền các thông tin theo yêu cầu, chỉnh sửa font chữ, tải ảnh lên và kèm theo phong cách chữ ký email mà bạn muốn.

Bước 4: Cuối cùng, nhấn vào “Create Signature” để tạo chữ ký.

Cách tạo chữ ký email 4 — Tạo chữ ký Email trên Hubspot

Vai trò của chữ ký email

Đối với nhiều người, việc tạo chữ ở ký cuối email chỉ là một hành động cho có mà không hề biết được vai trò vô cùng quan trọng của nó. Đặc biệt, chữ ký email lại càng quan trọng hơn đối với doanh nghiệp trong những chiến lược marketing đánh mạnh vào thương hiệu.

Dưới đây là một số vai trò quan trọng của chữ ký email mà bạn nên biết:

Chữ ký email phù hợp với mọi đối tượng, không chỉ dùng cho các công ty doanh nghiệp mà mỗi cá nhân đều cũng có thể sử dụng.
Chữ ký email cung cấp thông tin rõ ràng cho người nhận, bên cạnh đó những thông tin quan trọng trong chữ ký cũng giúp họ nhận dạng được cá nhân bạn hay công ty của bạn.
Tạo chữ ký trong email giúp thuận tiện cho người nhận trong việc liên lạc.
Trong một công ty, khi tất cả nhân viên sử dụng một kiểu chữ ký email chung sẽ giúp khẳng định được thương hiệu cho doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.
Chữ ký trong email cũng có vai trò to lớn trong việc xây dựng thương hiệu tổng thể. Vì khi email marketing được gửi đi, người nhận sẽ nắm được thông tin công ty đồng thời thấy được sự chuyên nghiệp trong cách làm việc.
Chữ ký email cũng là một công cụ quảng cáo giúp marketing rất tốt tới người nhận. Vì trong chữ ký email của mình, bạn có thể chèn được các thông tin hay website của công ty mà bạn đang làm việc.

Trên đây là một số thông tin liên quan về cách tạo chữ ký email mà Isinhvien đã tổng hợp được. Mong rằng qua bài viết này, bạn có thể hiểu được tầm quan trọng của chữ ký email và biết cách tạo cho riêng mình một chữ ký email thật ấn tượng và hiệu quả. Đừng quên theo dõi Isinhvien để cập nhật thêm nhiều thông tin hơn mỗi ngày nhé.

Chữ ký email là gì? Cách tạo chữ ký email cho cá nhân và doanh nghiệp

Chữ ký trên email là gì?

Các yếu tố cần thiết trong chữ ký email