Truyền thông nội bộ là gì? Cách lên kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả

Truyền thông nội bộ hay giao tiếp nội bộ tốt sẽ đảm bảo được sự rõ ràng cho mọi người trong tổ chức. Nhưng truyền thông nội bộ hiệu quả là gì và cách thức hoạt động của nó như thế nào trong một doanh nghiệp? Thông qua bài viết này, Isinhvien sẽ giúp các bạn hiểu được giá trị cốt lõi của truyền thông hay giao tiếp nội bộ dẫn đến sự thành công của một doanh nghiệp như thế nào.

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ (Internal Communications) được hiểu là chia sẻ thông tin về công ty để nhân viên thực hiện tốt công việc của mình. Mục đích của truyền thông nội bộ là cung cấp luồng thông tin hiệu quả giữa các bộ phận của tổ chức và các đồng nghiệp. Điều này áp dụng cho cả chuỗi quản lý / nhân viên trên và dưới. Nó cũng hoạt động giữa các nhân viên đang tương tác với nhau trong công ty. Truyền thông nội bộ vững chắc nuôi dưỡng văn hóa công ty và xây dựng sự gắn bó của nhân viên.

Mục tiêu của truyền thông nội bộ là gì? Nó đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu được các mục tiêu truyền thông nội bộ của công ty đưa ra, nơi họ phù hợp trong tổ chức và họ rõ ràng về vai trò của mình. Giao tiếp nội bộ tốt cung cấp thông tin rõ ràng, dễ hiểu.

Khi chúng ta nhìn vào sự thành công của một doanh nghiệp, một trong những yếu tố quan trọng là nhà tuyển dụng hiểu được tầm quan trọng của truyền thông nội bộ. Những nhân viên biết công ty của họ đang làm gì và nó sẽ đi đến đâu sẽ có nhiều khả năng được thúc đẩy hơn những người lạc lõng.

Giao tiếp nội bộ thành công không tự diễn ra. Nhà tuyển dụng phải thừa nhận sự cần thiết của một chiến lược, xác định nó và đưa nó vào vị trí. Các mục tiêu chiến lược truyền thông nội bộ chính của một công ty muốn xây dựng giao tiếp tốt hơn là:

• Cung cấp thông tin rõ ràng và gắn kết về các mục tiêu kinh doanh
• Kết nối với nhân viên ở tất cả các cấp
• Cung cấp thông tin một cách dễ hiểu

Với một chiến lược truyền thông nội bộ rõ ràng, một doanh nghiệp sẽ gặt hái được thành quả khi có những nhân viên có động lực và tận hưởng công việc của họ.

Nếu hoạt động của truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả thì nhân viên sẽ không ý thức được vai trò, tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực cho sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, việc công khai và thực hiện các mục tiêu chung, tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp ở phương diện truyền thông nội bộ là điều vô cùng cần thiết.

2. Ví dụ về truyền thông nội bộ

Để có thể trụ vững ở thị trường hiện nay, các công ty cũng như doanh nghiệp trong lẫn ngoài nước luôn chú trọng đến việc truyền thông nội bộ. Sau đây hãy cũng Isinhvien điểm qua một số ví dụ để bạn hiểu rõ hơn truyền thông nội bộ là gì nhé:

2.1 Ví dụ về truyền thông nội bộ của ScreenCloud

Với việc truyền thông nội bộ của ScreenCloud, bạn có thể chia sẻ bất kỳ nội dung nào bạn thích lên màn hình kỹ thuật số của mình, thông qua lịch biểu và danh sách phát. Điều này cho phép bạn lấy thông tin quan trọng nhất và cung cấp cho nó một cái nhìn toàn văn phòng. Điều này có thể là trong văn phòng của bạn, phòng làm việc nhóm, lễ tân, sảnh đợi hoặc thậm chí trong quán cà phê ăn trưa.

Tại sao nó là một ứng dụng hàng đầu: ScreenCloud cho phép bạn tạo nội dung truyền thông nội bộ bằng hơn 60 ứng dụng khác nhau trong App Store, chẳng hạn như nguồn cấp dữ liệu truyền thông xã hội, tin tức, thông tin thế giới và bảng điều khiển từ các công cụ hỗ trợ khách hàng như Zendesk. Sau đó, bạn có danh sách phát và lập lịch, cho phép bạn tạo nội dung khác nhau cho các phòng ban khác nhau, các ngày trong tuần và thời gian trong ngày. Cũng như tiếp quản “khẩn cấp”, nơi bạn có thể truyền phát thông tin quan trọng cho các nhóm của mình khi cần thiết.

2.2 Ví dụ về truyền thông nội bộ của công ty Honda Việt Nam

Công ty Honda Việt Nam là doanh nghiệp liên doanh giữa Công ty Honda Motor (Nhật Bản), Công ty Asian Honda Motor (Thái Lan) và Tổng Công ty Máy Động lực và Máy nông nghiệp Việt Nam với hai ngành sản xuất chính là xe máy và ô tô. Honda Việt Nam tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso trong truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Horenso là viết tắt của 3 từ

• Ho – Hokuku: Báo cáo
• Ren – Renkaku: Liên lạc
• So – Sodan: Bàn bạc

Chính Horenso là phương pháp truyền thông nội bộ ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống và hiệu quả nhất. Bất cứ vấn đề nào cũng được trao đổi giữa nhân viên và các nhà lãnh đạo. Horenso sẽ thúc đẩy việc hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình là góp thêm một góc nhìn để giải quyết vấn đề nêu ra, cũng nhờ đó bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.

2.3 Ví dụ về truyền thông nội bộ của Google Documents

Một trong những ứng dụng truyền thông nội bộ yêu thích của nhiều doanh nghiệp để hoàn thành công việc tại ScreenCloud là Google Documents. Có lẽ là cách dễ nhất từ ​​trước đến nay để tạo tài liệu, bảng tính hoặc trang trình bày và chia sẻ chúng với nhóm của bạn. Với Google Documents, mọi thứ đều có trong đám mây, do đó bạn không có nguy cơ bị mất tệp của mình và bạn không bao giờ phải nhấp vào “lưu”, vì nó sẽ giúp bạn.

Tại sao nó lại được đánh giá là một trong những truyền thông nội bộ ứng dụng hàng đầu:  Thật khó tin, nhưng Google Documents miễn phí 100%. Điều này có nghĩa là các tài liệu, bảng tính, trang trình bày và biểu mẫu không giới hạn đều dễ dàng tạo, viết và lưu. Bạn có thể sắp xếp các tệp theo thư mục để làm cho chúng thực sự dễ tìm và có vô số cài đặt cho phép nhóm của bạn chỉnh sửa hoặc chỉ xem.

2.4 Ví dụ về truyền thông nội bộ của công ty TNHH Quốc Tế Unilever Việt Nam

Có thể nói rằng Unilever là doanh nghiệp dẫn đầu trong việc tái cấu trúc nguồn lực trong thời đại 4.0 hiện nay – chiến lược truyền thông nội bộ trong công ty đã đặt ra. Các ứng viên sơ tuyển vào công ty phải trải qua nhiều vòng tuyển chọn, nhưng điều đặc biệt là ở vòng một, họ sẽ chơi một loạt các trò chơi, những người chiến thắng sẽ đi tiếp vào vòng phỏng vấn.

Điều này giúp nâng cao khả năng cạnh tranh của nhân viên và cũng giúp họ hiểu hơn được tinh thần làm việc của doanh nghiệp. Từ đó việc kết nối được chiến lược truyền thông nội bộ từ chủ doanh nghiệp đến nhân viên, giữa các cấp nhân viên với nhau trở nên dễ dàng hơn.

2.5 Ví dụ về truyền thông nội bộ của Zoom

Zoom là một công cụ hội nghị truyền hình và web giúp thực hiện các cuộc gọi điện video (thường gặp sự cố kỹ thuật) dễ dàng. Cho dù bạn đang tổ chức một cuộc họp nhiều người hay cố gắng tổ chức hội thảo trên web bằng video cho khách hàng, Zoom cung cấp cho bạn các công cụ cần thiết để thành công. Các cuộc họp thu phóng dễ dàng thiết lập, chạy qua ứng dụng và có thể được chia sẻ với những người bên ngoài văn phòng của bạn bằng một liên kết đơn giản. Khi người đó ở trong “phòng” của bạn, bạn có thể chia sẻ màn hình, trò chuyện qua video và gửi tin nhắn.

Zoom có thể hoạt động trên Mac, Windows, Linux, Chromebook, iOS và Android và thực hiện một điều quan trọng: nó chính là một công cụ truyền thông nội bộ làm cho hội nghị truyền hình hoạt động. Khả năng gọi điện hoặc lên lịch họp với bất kỳ ai, cho dù trong tổ chức của bạn hay không, khiến điều này không có ý nghĩa gì đối với việc cải thiện cách bạn và nhóm của bạn giao tiếp.

3. Các phương pháp truyền thông nội bộ

Một khi doanh nghiệp của bạn nắm bắt được giá trị của giao tiếp nội bộ, các phương pháp truyền thông nội bộ tốt nhất có thể được áp dụng. Dưới đây sẽ là 10 phương pháp hay nhất do Isinhvien tìm hiểu và đúc kết lại để mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp, nhà quản lí, nhân viên và khách hàng.

3.1 Xác định một đại sứ (Kol, Influencer)

Đây phải là người hiểu tại sao giao tiếp nội bộ lại quan trọng. Đó sẽ là một người thực sự tin tưởng vào các mục tiêu chung của công ty và là người thúc đẩy các mối quan hệ nội bộ một cách tích cực. Họ nên liên lạc với các nhóm và phòng ban và truyền bá thông tin. Trở thành đại sứ cũng sẽ khuyến khích động lực của bản thân.

3.2 Truyền cảm hứng cho hành động

Khi đã có chiến lược truyền thông nội bộ, cần có các mục tiêu để đảm bảo giao tiếp tiếp tục được cải thiện. Nhân viên nên được khuyến khích tự hỏi:

• Tin nhắn của tôi có ngắn gọn và xúc tích không?
• Các thành viên trong nhóm của tôi có rõ ràng về những gì tôi muốn họ làm không?
• Những người làm việc cho tôi có hiểu vai trò của họ không?
• Các mục tiêu của công ty có rõ ràng không?

3.3 Quảng bá thương hiệu

Thương hiệu của một công ty đại diện cho triết lý của nó và nói lên nó là ai. Nhân viên nên hiểu rõ về thương hiệu công ty và lý do tại sao nó tồn tại. Họ cũng nên là những người ủng hộ việc thúc đẩy nó bất cứ khi nào họ có thể, cả bên trong và bên ngoài. Nếu bạn làm việc cho một doanh nghiệp làm kem ngon thì hãy nói cho mọi người biết về điều đó!

3.4 Sử dụng các công cụ giao tiếp đơn giản

Giữ mọi thứ đơn giản là cách tốt nhất để khuyến khích nhân viên đọc tin nhắn. Các công cụ cộng tác mà bạn sử dụng để giao tiếp phải dễ dàng cho người gửi thông tin sử dụng và người nhận dễ dàng truy cập thông tin đó. Nếu một hệ thống phức tạp, người ta sẽ không sử dụng nó. Một hệ thống dễ sử dụng cũng giúp tiết kiệm thời gian làm việc quý giá khi cố gắng học cách vận hành nó.

3.5 Cải thiện tính minh bạch

Tính minh bạch khuyến khích lòng trung thành của công ty. Nếu một công ty cởi mở và trung thực với nhân viên của họ, họ sẽ nhận được sự tôn trọng. Tất nhiên, thông tin bí mật đôi khi phải được giữ bí mật vì lợi ích của doanh nghiệp. Nhưng nếu nhân viên được cho biết lý do tại sao, nhiều khả năng họ sẽ hiểu. Nếu không bắt đầu có những lời đàm tiếu và tin đồn, điều này có thể gây tổn hại cho công việc kinh doanh.

3.6 Lập kế hoạch và giám sát

Thành công của truyền thông nội bộ không thể để cho cơ hội được. Nó nên được lập kế hoạch và tổ chức và có đánh giá thường xuyên. Điều cần thiết là biết ai đang tương tác với các tin nhắn nội bộ và nếu không thì tại sao không. Lập kế hoạch giới thiệu các cách thức giao tiếp mới trong nội bộ sẽ đảm bảo chiến lược được giám sát.

3.7 Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI)

KPI xác định liệu một doanh nghiệp có đạt được mục tiêu của mình hay không. Họ thường xuyên được theo dõi để đánh giá mức độ thành công. Ví dụ về KPI có thể được liên kết với truyền thông nội bộ và thành công của nó là

• Số lượt chia sẻ, lượt thích và nhận xét của một bài đăng / bài báo trên blog.
• Tăng số lượng nhân viên sử dụng mạng nội bộ
• Tỷ lệ mở các bản tin nội bộ
• Đếm lượt xem trang
• Bảng câu hỏi phản hồi
• Tỷ lệ duy trì và thay đổi nhân viên
• Tương tác trực tuyến
• Hồ sơ nhân viên đã hoàn thành

3.8 Tiếp cận và thu hút tất cả nhân viên

Mọi người đều là một bánh răng quan trọng trong guồng quay của doanh nghiệp và nhân viên nên hiểu điều này. Không có dịch vụ ăn uống thì sẽ không có cà phê, không có bộ phận tài chính, bạn sẽ không được trả tiền, không có bộ phận tiếp thị, sẽ không ai biết về sản phẩm mới…

Điều cần thiết là mọi người đều biết họ quan trọng và có vai trò. Điều này có nghĩa là truyền thông nội bộ nên nhắm mục tiêu đúng người với thông tin phù hợp vào đúng thời điểm. Sản xuất không cần biết rằng phát triển đang nghĩ đến việc sản xuất một phụ tùng mới với 10 màu khác nhau, nhưng họ cần biết khi nào quyết định đó được đồng ý để họ có thể sản xuất hoặc tìm nguồn màu.

3.9 Làm nổi bật hình ảnh của các nhân viên trong doanh nghiệp

Nếu một đội ngũ hoặc một cá nhân làm được điều gì đó tuyệt vời thì mọi người nên biết về điều đó. Đừng để báo chí đưa tin rằng Cậu A bán hàng đã quyên góp được 5.000 đô la cho quỹ từ thiện – hãy mời mọi người chia sẻ thành tích của họ , giao tiếp xã hội và giao tiếp với họ trong nội bộ. Điều này có thể áp dụng cho cả thành công trong công việc và cá nhân. Ví dụ

• Khuyến mại
• Bằng cấp
• Thăng chức công việc
• Các cột mốc quan trọng của công ty như đãi tiệc, mừng sinh nhật, kết hôn, thưởng thêm cho nhân viên
• Thành tích thể thao và giải trí

Nếu một công ty tự hào về nhân viên của mình và những gì họ làm cả trong công việc và ngoài công việc, điều đó cho thấy họ quan tâm.

3.10 Khuyến khích trò chuyện

Tin tưởng nhân viên và khuyến khích họ giao tiếp với nhau qua bảng tin. Một cuộc trò chuyện nhanh thường có thể đạt được nhiều hơn một email chính thức. Ngày nay, mọi người đã quen với việc trò chuyện trên mạng xã hội hơn nhiều và nhận được câu trả lời cho câu hỏi về công việc theo cách này có thể tiết kiệm thời gian nếu không thể gặp mặt trực tiếp. Nó cũng có thể khuyến khích việc sử dụng hệ thống tin nhắn. Điều này có thể cải thiện hiệu suất vì không lãng phí thời gian.

4. Kế hoạch truyền thông nội bộ

Một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả tiết lộ thông tin và bao gồm các yếu tố chính như:

• Mục tiêu, sứ mệnh và giá trị của tổ chức.
• Thông điệp kinh doanh chính.
• Kênh thông tin liên lạc.
• Trách nhiệm và quy trình của nhân viên.
• Kế hoạch truyền thông và tiếp thị bên ngoài.

Một thực tiễn tốt là chia nhỏ kế hoạch truyền thông thành các mục tiêu công ty, đội nhóm, vị trí hoặc các khu vực chức năng khác để tránh nhầm lẫn và quá tải thông tin. Nó cần phải ngắn gọn và dễ tham khảo bất cứ lúc nào. Giao tiếp nội bộ là tất cả về nhân viên của bạn và cách họ nhận được thông tin cần thiết để tiến hành công việc của họ. 

Đó là lý do tại sao một phần quan trọng trong kế hoạch của bạn phải là thu thập và phân tích phản hồi của nhân viên (mạng truyền thông nội bộ của công ty bạn là một kênh tốt cho việc này). Cung cấp cho nhân viên của bạn một tiếng nói và làm cho họ cảm thấy rằng ý kiến ​​của họ có tầm quan trọng. Sau đây sẽ là 5 bước đảm bảo kế hoạch của doanh nghiệp có thể thành công

4.1 Xem lại các phương pháp liên lạc nội bộ hiện tại của bạn

Nhân viên của bạn có tránh đọc email và thông tin liên lạc nội bộ vì chúng dài và nhiều chữ hoặc không liên quan không? Họ có tránh sử dụng mạng nội bộ vì nó có vẻ phức tạp không?

Nếu điều này đang xảy ra trong doanh nghiệp của bạn, thì phương pháp giao tiếp nội bộ của bạn cần được giải quyết. Và cách tốt nhất để tìm ra những gì có thể được cải thiện là hỏi nhân viên; những người sử dụng các công cụ giao tiếp nội bộ hàng ngày. Bằng cách tìm ra điểm đau của họ là gì và điều gì có thể tốt hơn, bạn sẽ nắm bắt được tầm quan trọng của giao tiếp nội bộ.

4.2 Phân tích kết quả

Một khi bạn có phản hồi của nhân viên, đã đến lúc xác định những gì cần cải thiện và làm như thế nào. Các câu hỏi cần đặt ra như:

• Mọi người có quyền truy cập thông tin họ cần không?
• Một số nhân viên có nhận được thông tin mà họ không cần không?
• Có một vấn đề lặp lại như thiếu thông tin, không đủ liên hệ từ cấp quản lý, mọi người cảm thấy bị đánh giá thấp, giao tiếp không rõ ràng, nhân viên tham gia kém, sao nhãng khỏi những giao tiếp không cần thiết?
• Doanh nghiệp có cần cải thiện tính minh bạch? Mọi người có cảm thấy họ không được thông báo về những điều họ cần biết để trở thành một phần trong thành công chung của công ty không?

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp xác định chiến lược cải thiện giao tiếp nội bộ và những công cụ cộng tác nào sẽ mang lại lợi ích. Sau đó, có thể đặt mục tiêu bằng công thức SMART:

• Cụ thể – các bộ phận nhất định có cần các phương pháp giao tiếp cụ thể không?
• Có thể đo lường – những thay đổi sẽ được phân tích như thế nào?
• Có thể đạt được – những thay đổi được đề xuất có thực tế không?
• Có liên quan – các mục tiêu có phù hợp với đối tượng mục tiêu không?
• Thời gian – sẽ mất bao lâu để thực hiện các thay đổi

4.3 Quyết định xem công nghệ nào có thể cải thiện mọi thứ

Nếu doanh nghiệp của bạn được hưởng lợi từ các công cụ giao tiếp tốt hơn thì bây giờ là lúc bạn nên đầu tư. Những thứ này không cần đắt tiền và có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn đã có mạng nội bộ chưa? Doanh nghiệp của bạn có được lợi từ các phương thức liên lạc nội bộ được sắp xếp hợp lý mà mạng nội bộ cung cấp không? Cân nhắc công nghệ

• Thông báo cho mọi người trong nhóm
• Cho phép lập kế hoạch và quản lý dự án
• Cung cấp phương tiện truyền thông xã hội để nhân viên tương tác
• Dễ sử dụng

Tuy nhiên, bạn giao tiếp với các thành viên khác trong doanh nghiệp của mình, nền tảng phải mang lại trải nghiệm giao tiếp bổ ích và độc đáo. Khi bạn gửi một tin nhắn, cho dù là một cuộc trò chuyện hay một báo cáo, mọi người nên muốn đọc nó. Nội dung cần cô đọng và hấp dẫn, đó là lý do tại sao chiến lược nội dung cũng rất quan trọng. Không có gì tệ hơn một hộp thư đến bị tắc nghẽn kêu lên rằng xóa mà không đọc.

4.4 Đặt ngân sách và các mốc thời gian

Ngân sách hiện có sẽ ảnh hưởng đến mức độ mà mọi thứ có thể thay đổi. Ví dụ như doanh nghiệp của bạn có thể yêu cầu một mạng nội bộ hoàn toàn mới hoặc các phần của mạng hiện có có thể chỉ cần cập nhật, chẳng hạn như thêm mạng xã hội, một khu vực để làm nổi bật thành công của cá nhân, lễ kỷ niệm của đội hoặc phần đơn xin việc. Các mốc thời gian cũng nên được thiết lập để đảm bảo các thay đổi diễn ra đúng thời gian.

Việc thông báo cho nhân viên về những gì đang xảy ra cũng là điều cần thiết để họ có thể là một phần của chiến lược truyền thông nội bộ mới. Bạn đã lắng nghe ý kiến ​​của họ vì vậy bây giờ đã đến lúc áp dụng các kênh giao tiếp mới.

4.5 Xem xét và cải thiện

Để thành công, một chiến lược truyền thông nội bộ cần được thường xuyên xem xét lại. Nó nên có những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn để đo lường sự thành công của nó. Nghiên cứu nhân viên có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc này. Hỏi mọi người xem họ nghĩ gì về những thay đổi cũng tạo ra cảm giác được coi trọng và là một phần quan trọng của công ty.

Vận động xã hội cũng nên được đo lường vì đây là một phần cốt lõi tạo nên thành công của một doanh nghiệp. Nếu nhân viên thích và chia sẻ thông điệp mà bạn đang truyền đạt cho họ thì công thức đang hoạt động. Không phải mọi thứ sẽ hoạt động. Cho các thay đổi thời gian và nếu chúng không thành công thì hãy thực hiện các thay đổi. Chiến lược truyền thông cải tiến là một chương trình cuốn chiếu sẽ phát triển cùng với doanh nghiệp.

>> Các bạn có thể tìm hiểu thêm chuyên mục môi trường vĩ mô, vi mô và các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường của doanh nghiệp đó

Bài viết trên chính là những nội dung và thông tin liên quan đến chuyên đề truyền thông nội bộ là gì, các kế hoạch, công cụ của truyền thông và giao tiếp nội bộ, Isinhvien hi vọng những thông tin này sẽ giúp ích và hỗ trợ các bạn khi cần thiết.